Nằm ở vùng Ljubljana, thủ đô của Slovenia, số lượng sinh viên lớn đang theo đuổi các chương trình học tập ở trường đại học Ljubljana hiện đang mang đến cho thành phố này một bản sắc trẻ trung và sống động. Hiện có 63.000 sinh viên đại học và cao học, với gần 4000 giảng viên đang sử dụng một hệ thống thông tin thư viện khổng lồ của trường đại học này – một hệ thống bao gồm mạng lưới của hai trường đại học, Thư viện Công nghệ Trung tâm tại Đại học Ljubljana (Central Technological Library at the University of Ljubljana – CTK) và Thư viện Đại học và Quốc gia (the National and University Library-NUK).

Đại học Ljubljana đã sử dụng một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) tự phát triển có tên là COBISS (Co-operative Online Bibliographic System and Services) để tự động hóa công tác quản lý các bộ sưu tập in. Khi dự án này được khởi động và triển khai, trường đã cố gắng làm cho hệ thống này có khả năng quản lý các tài nguyên điện tử của trường.

“Khi tài nguyên điện tử lần đầu tiên sẵn có, chúng tôi đã không tạo ra được sự mua bán và quản lý thống nhất, cũng như chính sách sử dụng phù hợp đối với các thư viện đại học mà chúng tôi phục vụ,” Miro Pušnik, trưởng ủy ban quản lý Thư viện Số của Đại học Ljubljana giải thích. “Kết quả là, mỗi khoa của trường đại học này bắt đầu mua những tài nguyên điện tử phù hợp với lĩnh vực học tập và nghiên cứu của họ. Những tài liệu này thường được hạn chế đối với người dùng thuộc các khoa cụ thể nào đó, đồng thời chúng chỉ sẵn có đối với họ thông qua một website hoặc một hệ thống tìm kiếm nào đó khác được phát triển bởi chính khoa đó. Một trong số những hệ thống này đã hỗ trợ truy cập từ xa tới tài nguyên điện tử trong khi một số hệ thống khác lại yêu cầu người dùng tin truy cập tài nguyên này trong phạm vi của thư viện.”

“Nhiều nhà nghiên cứu mong muốn tìm kiếm trên tất cả tài nguyên của thư viện đã đối mặt với những điểm đăng nhập và giao diện khác nhau thay vì một danh mục tổng hợp toàn bộ vốn tư liệu điện tử của thư viện. Điều này đã khiến cho người dùng tin thất vọng và dẫn đến mức độ sử dụng rất thấp nhiều tài nguyên giá trị. Chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra rằng một cổng thư viện thống nhất cho phép tất cả người dùng tin có thể thực hiện tìm kiếm siêu dữ liệu trên tất cả những tài nguyên điện tử của thư viện là hết sức cần thiết. Chúng tôi đã bắt đầu đưa ra một danh mục những yêu cầu kỹ thuật cần thiết để chọn một giải pháp tìm kiếm siêu dữ liệu thích hợp và một hệ thống xử lý nối kết OpenURL đủ khả năng trợ giúp chúng tôi đáp ứng những mục tiêu của dự án này,” Pušnik nhận xét thêm.

Thách thức

Thư viện số của Đại học Ljubljana cần một cổng thư viện thống nhất cho phép tìm kiếm siêu dữ liệu và tạo khả năng truy cập tới tất cả tài nguyên điện tử của thư viện từ một điểm truy cập duy nhất. Việc mua, quản lý và những chính sách sử dụng riêng rẽ trước kia đã dẫn tới nhiều hiểu lầm của người dùng tin.

Một hệ thống đỏi hỏi cao: Giàu tính năng, rõ ràng, và dễ quản lý

“Thứ nhất và ưu tiên hơn cả, chúng tôi cần những hệ thống đủ giàu tính năng để thích nghi với nhiều thỏa thuận cấp phép khác nhau và nhiều dạng cấp quyền truy cập của nhiều đơn vị khác nhau trên mạng thư viện này,” TS. Uros Kunaver, trường ban công nghệ thông tin tại Thư viện Công nghệ Trung tâm tại Đại học Ljubljana giải thích thêm. “Thứ hai, hệ thống phải cung cấp một điểm truy cập duy nhất cho tất cả người dùng tin, bất kể bằng hình thức trao quyền truy cập nào, với một điểm truy cập đó, người dùng tin cần thấy toàn bộ bộ sưu tập điện tử của thư viên được hiện thị phù hợp thông qua một danh mục A-Z và một mục lục tài nguyên điện tử. Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, vì thư viện đã không có nguồn lực IT hay không gian vật lý để hỗ trợ những hệ thống này, và một giải pháp host là bắt buộc.”

Giải pháp

Thư viện Số của Đại học Ljubljana đã chọn giải pháp Metalib và SFX để cung cấp cho người dùng tin một điểm truy cập duy nhất nhằm truy cập tất cả bộ sưu tập điện tử của thư viện. Và thư viện có một hệ thống giàu tính năng để quản lý nhiều thỏa thuận cấp phép khác nhau cũng những chính sách phân quyền truy cập của các đơn vị thành viên trong mạng thư viện này.”

Atlantis S.r.l., một nhà phân phối duy nhất các sản phẩm Ex Libris ở Ý và Slovenia, đã tham gia vào quá trình đấu thầu và trình bày giải pháp máy chủ nối kết SFX và tìm kiếm siêu dữ liệu MetaLib. “Trong quá trình tham gia đấu thầu, chúng tôi đã xem xét trải nghiệm của người dùng tại nhiều trường đại học đang sử dụng sản phẩm này và xem xét việc thuê dịch vụ từ Ex Libris và Atlantis. Sau khi xem xét cả demo sản phẩm và những trải nghiệm của khách hàng hiện tại, chúng tôi đã đi đến quyết định rằng giải pháp này đúng là những gì mà chúng tôi cần có cho một cổng thư viện mới,” TS.Kunaver giải thích.

MetaLib và SFX cả hai giải pháp đã được triển khai thành công ở nhiều mạng thư viện lớn và thường được cung cấp như là một dịch vụ host. Nhiều hình thức dịch vụ được cung cấp bởi những sản phẩm này đã dễ dàng phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi đã rất hài lòng khi kết quả của đấu thầu được công bố và chúng tôi hiểu rằng chúng tôi sẽ làm việc với Atlantis,” TS.Kunaver cho biết thêm.

Ex Libris, Atlantis – bộ đôi phù hợp cho dự án

“Chúng tôi đã rất ấn tượng với tốc độ và sự chính xác mà nhóm triển khai Atlantis hiểu nhu cầu của thư viện và đã triển khai những giai pháp này đáp ứng đúng nhu cầu đó,” TS.Kunaver nhớ lại. “Đội ngũ triển khai tại Đại học Ljubljana đã làm việc rất chặt chẽ với người quản lý dự án ở Atlantis để giải quyết từng yêu cầu cụ thể nhằm cho phép những nối kết SFX từ các biểu ghi của MetaLib nhận ra người dùng tin truy cập thư viện từ bên ngoài trường đại học.” Những chức năng này cho phép người dùng tin đăng nhập hệ thống với tư cách “Khách” (Guest) và nhận được một danh mục đầy đủ bộ sưu tập điện tử của thư viện. Dịch vụ từ SFX chỉ ra một tài nguyên cụ thể sẵn có đối với trường hoặc khoa. Một khi người dùng tin nhập vào tên đăng nhập/mật khẩu, cổng sẽ nhận ra người dùng tin thuộc đơn vị thư viện nào và người dùng đó có quyền truy cập tới những tài nguyên thư viện nào.

Những người dùng thư viện khi xác thực để đăng nhập vào hệ thống ngăn lập tức hệ thống sẽ trình bày những tài liệu sẵn có đối với họ và cho xem toàn cảnh bộ sưu tập của thư viện. Ngoài việc truy cập cổng thư viện từ nhiều site thuộc trường và dịch vụ khác nhau, nhiều tài nguyên được phép truy cập từ xa – đồng thời mở rộng phạm vi của thư viện để đáp ứng nhu cầu người dùng tin ở bất kỳ đâu.

Một bài học trong sự cộng tác

“Chúng tôi đã cộng tác với thư viện để tạo ra một giải pháp được host đáp ứng tất cả nhu cầu mong muốn,” Liliana Morontti, giám đốc vận hành và tiếp thị tại Atlantis S.r.l giải thích. “Thư viện đã chọn những dịch vụ mà họ muốn duy trì độc lập và những dịch vụ cần được hỗ trợ bởi Atlantis, hoặc triển khai bởi Atlantis và sau đó chuyển giao cho thư viện. Đào tạo bắt đầu trước khi hệ thống đi vào vận hành đầy đủ để nhân viên thư viện có thể bắt đầu hỗ trợ người dùng tin ngay từ ngày đầu tiên.”

“Atlantis đã là một đối tác tuyệt với trong suốt dự án,” Miro Pušnik hăng hái cho biết thêm. “Ngay từ đầu, đội ngũ của Atlantis đã làm việc với chúng tôi để cấu hình một hệ thống hoạt động chính xác theo yêu cầu kỹ thuật của chúng tôi. Sau đó họ đào tạo chúng tôi sử dụng hệ thống, cách hướng dẫn cho nhân viên thư viện, và tiếp tục tùy biến giao diện một cách động lập. Chúng tôi hoàn toàn tự chủ ở mọi giai đoạn của dự án, và Atlantis ở đó để hỗ trợ chúng tôi. Nhân viên thư viện và người dùng thư viện đều đã hết sức vui mừng với kết quả đạt được.”

“Dự án mới nhất của chúng tôi, Thư viện Số của Đại học Ljubljana – một cổng Web cung cấp truy cập tới các đối tượng số và điện tử – sử dụng MetaLib và SFX như là nền tảng cho phép tìm kiếm và truy xuất tài nguyên điện tử như tạp chí, sách, cơ sở dữ liệu và tài liệu tham khảo,” TS. Kunaver nhận xét. “Thư viện chúng tôi hiện đang rất tập trung vào phát triển theo những xu hướng mới trong lĩnh vực thư viện và cảm thấy phấn khích khi thấy Ex Libris giải quyết nhiều nhu cầu của thư viện với những phiên bản sản phẩm mới và những công nghệ tiên tiến, ví dụ như giải pháp phát hiện và chuyển giao Primo. Chúng tôi tin rằng mối quan hệ giữa Đại học Ljubljana, Atlantis và Ex Libris sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai.”

Theo bản tin nghiên cứu người dùng Ex Libris 2009