>> Triển khai giải pháp Primo của Ex Libris tại ĐH East Anglia, Vương Quốc Anh (Phần 1) Phần này sẽ cung cấp một thông tin tổng quan về công tác triển khai giải pháp Primo từ góc độ quản trị dự án và khối lượng công việc cần thiết khi triển khai. Ex Libris đã cung cấp một hồ sơ khách hàng (Customer Profile) cho Primo nhằm phác thảo những bước liên quan để tiến hành cài đặt Primo.

Về thuật ngữ cơ bản, các bước này là: Quản trị hệ thống và Xác thực Truy cập (System Administration and Authentication), Cấu hình Quản trị Dữ liệu (Data Management Configuration), Cấu hình Giao diện Người dùng (User Interface Configuration), và Triển khai tích hợp và Vận hành liên kết, vd., tích hợp với các hệ thống khác của thư viện. Trong trường hợp của chúng tôi, các hệ thống khác đó là Hệ thống Xử lý Nối kết SFX (SFX Linking Resolver), Hệ thống tìm kiếm siêu dữ liệu MetaLib và kho số nội sinh của chúng tôi, hiện chúng tôi sử dụng giải pháp DigiTool. Chúng tôi kế hoạch nhúng hộp tìm kiếm Primo vào trong cổng thông tin của trường. Chúng tôi nhận thấy ngay từ đầu rằng chúng tôi cần một đội ngũ có nhiều kỹ năng cần thiết để triển khai dự án này, và nhóm này đã được triệu tập từ thư viện và các bộ phận công nghệ thông tin của trường.

Để tạo điều kiện dễ dàng sử dụng, phần lớn các cấu hình cho Primo đều có thể được thực hiện thông qua một giao diên trên Web gọi là “Back office”. Quy trình cấu hình giao diện người dùng khá là rõ ràng khi sử dụng các bộ công cụ và Ex Libris cung cấp hướng dẫn ở cả tài liệu Customer Profile và tài liệu hướng dẫn của Primo. Chỉ một phần khó tiếp cận của cách cấu hình trên Web đó là người quản trị không thấy được cấu trúc thư mục cơ sở. Điều này có nghĩa là không thể xem được các phần cài đặt liên quan đến nhau như thế nào. Cách tiếp cận này tốt và dễ dàng đối với người mong muốn cấu hình chi tiết ngay từ đầu và làm việc bắt đầu từ đó, trong khi đó một số người khác có thể thích sự hiểu biết tổng quan trước tiên.

Hình 3: Giao diện Back Office của Primo

 

 

Tại trung tâm của hệ thống Back office là một bộ công cụ để quản trị một trình xuất bản tài nguyên trên Primo (Primo Publishing Platform), từ đây tất cả các biểu ghi từ mọi nguồn khác nhau sẽ được tích hợp lại cùng nhau. Mặc dù có nhiều khổ mẫu dựng trước (các bộ chuyển đổi – Transformations) để tải dữ liệu vào hệ thống, ví dụ như từ mục lục và kho số nội sinh của thư viện, nhưng đây quả là một quy trình đỏi hỏi nhiều kỹ năng. Trong khi các khổ mẫu có thể làm việc với những dữ liệu không theo tiêu chuẩn, thì nhiều cài đặt mặc định sẵn có cho những thư viện vận hành theo tiêu chuẩn và với những cài đặt theo tiêu chuẩn. Nhiều thư viện chí ít cũng có một số thực hành nội bộ nào đó không theo tiêu chuẩn. Ngoài một thực tế của các thư viện bao gồm nhiều sites hay bao gồm nhiều thư viện con (Branch libraries), mỗi một thư viện đó lại có cách thực hành biên mục khác nhau, và như thế một số vấn để trở ngại nào đó có thể phát sinh. Để giải quyết điều này, Primo đã được thiết kế để xử lý mọi cài đặt có tính Consortium và nó đã thực sự linh hoạt với các cài đặt cách hiển thị khác nhau dựa trên bối cảnh của người dùng cụ thể. Giải pháp này hoạt động tốt trên nhiều sites thư viện mà ở đó họ cài đặt các ứng dụng hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, thách thức vẫn còn khi xử lý một thư viện bao gồm nhiều thư viện con hay thư viện nhánh nếu chúng cùng chung những giải địa chỉ IP, hoặc một phần biểu ghi thư mục hiện có.

Vậy làm thế nào để xử lý những cấu hình nằm ngoài tiêu chuẩn này? Nhằm mục đích hiển thị dữ liệu từ mục lục, kho dữ liệu số của thư viện hoặc các cơ sở dữ liệu nội sinh khác, các biểu ghi cần phải được xuất bản sang định dạng XML và sau đó mỗi biểu ghi XML cần được điều chỉnh để hiển thị trong Primo. Quá trình điều chỉnh này tạo ra một phiên bản nâng cấp của biểu ghi XML đó từ mỗi biểu ghi nguồn được thu hoạch thông qua các giao thức. Biều ghi chỉnh sửa này được gọi là biểu ghi PNX (Primo Normalised XML). Đối với việc xử lý quy trình này, thư viện cần một ai đó hiểu về lịch sử của thư viện để triển khai giải pháp Primo và hiểu được thói quen và nhược điểm trong quá trình biên mục. Để hiệu quả, bạn cần chọn một người có thể tin tưởng nếu thư viện đã từng triển khai sự di trú hệ thống quản trị thư viện.

Hình 4: Trình hiển thị biểu ghi PNX cho thấy sự khác biệt giữa biểu ghi XML nguồn và biểu ghi Primo PNX

 

 

Để điều chỉnh tới biểu ghi PNX, thư viện cần thiết làm thay đổi trên mỗi khổ mẫu tiêu chuẩn. Thư viện cần xem xét biều ghi nào sẽ được hiển thị trong giao diện người dùng Primo, và chúng hiển thị như thế nào, và tiến hành điều chỉnh đối với cấu hình phù hợp. Vì trình Primo Publishing Platform có một chỉ mục riêng của nó, nó sẽ phản ánh bất kỳ sửa đổi nào bằng việc hoàn thành quy trình chỉ mục lại (re-indexing), hay còn gọi là quy trình tiêu chuẩn hóa, và quy trình này thường mất ít nhất là một giờ để chạy tự động, điều này phụ thuộc vào kích cỡ cơ sở dữ liệu của thư viện. Nếu thư viện tiến hành thay đổi đối với dữ liệu trong mục lục thư viện để tương thích tốt hơn với Prinmo, sau đó thư viện sẽ cần tải lại dữ liệu, cũng như chỉ mục lại.

Để tích kiệm thời gian, thư viện có thể cài đặt một số biểu ghi thử nghiệm, điều này có nghĩa là thư viện không phải đợi cho quá trình tiêu chuẩn hóa diễn ra song mới thấy những tác động của những thay đổi mà thư viện đã thực hiện. Một số điều chỉnh đã diễn ra thông suốt, một số khác lại đòi hỏi phải tạo ra những qui luật hiển thị dữ liệu gốc theo nhiều cách khác nhau trong giao diện người dùng, đồng thời phụ thuộc vào từng bối cảnh cụ thể. Trong một vài trường hợp, chúng tôi cũng cần thay đổi thói quen biên mục hiện tại trong hệ thống thư viện của chúng tôi để dữ liệu hoạt động thông suốt trong cả mục lục hiện có và Primo. Ví dụ, chúng tôi đã phải sửa đổi những ghi chú trong các trường 856 (trường nối kết tài nguyên điện tử) bởi vậy chúng hoạt động tốt trên cả hai hệ thống.

Cũng như đưa vào dữ liệu từ biểu MARC gốc hoặc XML, biểu ghi PNX cũng có nhiều trường chức năng để làm giàu thông tin cho mỗi biểu ghi thư mục với công nghệ Web 2.0 và nhiều chức năng giá trị gia tăng khác, như nhóm theo phần tử thông tin và hình ảnh đại diện (thumbnails). Bằng cách làm việc một cách hệ thống thông qua cấu hình dữ liệu mà chúng tôi nhận thấy, chúng tôi đã có một tiến triển tốt. Chính bởi vì một khi vấn đề cấu hình đã được giải quyết và tiêu chuẩn hóa, về mặt lý thuyết mọi vấn đề sẽ được giải quyết (dĩ nhiên nếu thư viện không thay đổi cách thực hành biên mục hoặc hệ thống quản lý thư viện).

Đối với sự tích hợp kho dữ liệu số của thư viện trong Primo, phương pháp xuất bản thích hơn cả đó là kích hoạt chức năng xuất bản theo giao thức OAI trong kho số của thư viện, trong trường hợp của chúng tôi, đó là hệ thống DigiTool. Các biểu ghi trong DigiTool được xuất ra sử dụng một trong những khổ mẫu tiêu chuẩn của Primo cho quy trình thu hoạch dữ liệu theo giao thức OAI, và sau đó những biểu ghi này được hiển thị trong một khổ mẫu Primo thống nhất. Đối với mục lục thư viện, khổ mẫu tiêu chuẩn hoạt động tốt cho trường hợp này và mọi điều chỉnh được thực hiện đối với biểu ghi PNX phụ thuộc vào khổ mẫu siêu dữ liệu (MARC hay DC) mà thư viện chọn lựa sử dụng trong DigiTool. Phụ thuộc vào những gì lưu trữ trong kho số nội sinh của thư viện, Primo có thể trình bày hình ảnh và các đối tượng số khác, cũng như những nối kết tới tài liệu số hóa. Sự chuyển giao thực tế những đối tượng số, như bài báo toàn văn có thể được thực hiện bởi bất kỳ hệ thống nào lưu trữ các đối tượng số đó.

Tất cả các chỉ mục trên Primo cần thiết phải được cập nhật tài liệu mới trên cơ sở thường nhật, ví dụ như một lần một ngày. Quy trình này có thể diễn ra tự động để kéo biểu ghi mới và đã sửa đổi từ mỗi cơ sở dữ liệu nguồn về.

Cấu hình chức năng tìm kiếm từ xa liên quan đến việc tạo ra thêm các “Quicksets” trong MetaLib và sau đó chuyển đổi theo các lựa chọn khác nhau trong phần giao diện Back Office của Primo. Triển khai sự xác thực người dùng thông qua PDS (Patron Directory Services), hiện sẵn có trên tất cả các sản phẩm của Ex Libris, rất quan trọng cho tìm kiếm từ xa bởi vì điều này sẽ quyết định quyền truy cập cho từng bộ cơ sở dữ liệu nào sẽ được tìm kiếm. Phụ thuộc vào vị trí của người dùng, hoặc liệu họ đã đăng nhập hay chưa, một chỉ dẫn về quyền truy cập sẽ được hiện thị cho họ đối với mỗi “Quicksets” (một nhóm cơ sở dữ liệu được cấu hình trước bởi thủ thư để người dùng có thể tìm kiếm) trước khi tiến hành tìm kiếm. PDS cũng cho phép khả năng đăng nhập một lần (SSO) giữa các sản phẩm của Ex Libris và có thể nối kết tới các dịch vụ xác thực khác bên ngoài hệ thống, ví dụ như sử dụng LDAP hoặc Shibboleth.

Primo không chỉ là một giải pháp độc lập mà nó còn có khả năng vận hành liên kết với nhiều sản phẩm và phần mềm quản lý thư viện khác, không chỉ với sản phẩm của Ex Libris. Trong trường hợp thư viện mong muốn chức năng của Primo xuất hiên ở đâu đó trong các giao diện hoặc dịch vụ ở cấp độ toàn trường, nó có thể dễ dàng được nhúng vào, hoặc thực hiện một nối kết sâu tới các dịch vụ đó. Khởi đầu, chúng tôi sẽ xem xét việc tạo ra một hộp tìm kiếm sẵn có trong cổng thông tin của trường và các hệ thống quản lý khóa học của trường chúng tôi, giai đoạn sau đó chúng tôi sẽ khai thác tiềm năng của các dịch vụ Web khác mà trường cung cấp.

Về phần cứng hệ thống, kích cỡ hiển nhiên phụ thuộc vào số lượng người dùng đồng thời và số lượng biểu ghi quản lý. UEA xác định một kích cỡ phần cứng cho 200 người dùng và có thể lưu trữ tới 5 triệu biểu ghi. Bắt đầu từ tháng 5 năm 2008, UEA sẽ chạy Primo phiên bản 2 (Primo Version 2) trên vài máy chủ HP BL460 Blade, mỗi cái có bộ vi xử lý là 2×3 GHz Quad-Core Xeon E5450. Chúng tôi chọn chạy trên hệ điều hành Linux thay vì Solaris.

Về tổng số chi phí, Primo là một sản phẩm rất linh hoạt, kết quả là, ban đầu nó cần một cấp độ tài nguyên đủ để tối đa hóa năng lực của giải pháp. Chúng tôi mong muốn điều này sẽ giảm khi Primo được sử dụng. Những vấn đề cần xử lý trong tương lai không phải nằm trong việc duy trì sự bảo trì Primo mà là nằm ở sự nối kết của nó đối với cơ sở dữ liệu nguồn khi mà những cơ sở dữ liệu này thay đổi và phát triển thêm.

Kết luận

Tìm kiếm trên Primo gần với kinh nghiệm đối với các giao diện tìm kiếm như Amazon hơn là một mục lục thư viện tiêu chuẩn. Các biểu ghi nội sinh và từ xa xuất hiện theo một khổ mẫu thống nhất tạo ra tính liên tục trên tổng thể, điều mà người dùng thích hơn cả. Tính năng sắp xếp theo mức độ phù hợp kết hợp với sự phong phú các lựa chọn của nền Web 2.0 sẽ được nhiều người dùng hoan nghênh và thích thú khi duyệt Web, cũng như khi tìm kiếm. Nó cũng cung cấp nhiều lợi ích giá trị cho quá trình phát hiện tài nguyên. Primo được đánh giá rất cao trong phạm trù của giải pháp này, vì nó không chỉ cung cấp một mục lục thư viện thay thế mà còn có khả năng tích hợp tài nguyên điện tử, bài báo nội sinh và nhiều tài nguyên bên ngoài thư viện khác. Chất lượng của các sản phẩm như SFX, MetaLib và DigiTool rõ ràng giúp cho Primo có một ưu thế nổi trội, đặc biệt đối với những khách hàng của Ex Libris.

Về các site Primo khác tại Vương Quốc Anh, vào thời điểm viết bài báo này, Trường Đại học Strathclyde (University of Strathclyde) và Thư viện Quốc gia Anh (the British Library) là hai khách hàng khác đang triển khai Primo. Tuy có một vài cài đặt thử nghiệm tại một số thư viện quốc tế, và tới nay, đã 75 thư viện và trường đại học trên toàn cầu đã cam kết triển khai giải pháp này.

Ex Libris hiện đang đầu tư mạnh mẽ vào giải pháp Primo và kiến trúc của nó có thể được sử dụng để phát triển một hệ thống quản lý thư viện thế hệ kế tiếp. Chúng tôi dự báo rằng sẽ có sự phát triển nhanh chóng của Primo trong một vài năm tới. Có thể ban đầu chúng ta sẽ lưỡng lự khi là người chấp nhận giải pháp Primo đầu tiên, song điều khó hơn cả đó là phải đối diện với một thực tế rằng, nếu thiếu một giải pháp như Primo, chúng tôi có thể nhận thấy các hệ thống và dịch vụ của thư viện sẽ không còn phù hợp và thuận tiện đối với người dùng.

Nicholas Lewis

Giám đốc Thư viện

Information Service Directorate

Đại học East Anglia (UEA), UK

Theo tạp chí Ariadne Magazine số 55, 4/2008, ISSN: 1361-3200