Cả người dùng và nhân viên thư viện nhanh chóng thấy rõ ràng rằng hệ thống thư viện tích hợp theo cách truyền thống này (ILS) chưa đủ mạnh để xử lý những bộ sưu tập mở rộng của thư viện. Hơn nữa, công nghệ tìm kiếm theo cách truyền thống đã chuyển giao một dịch vụ thông tin thư viện không thống nhất và chắp vá tới người dùng – một cách tìm kiếm mà thường yêu cầu những thông tin dẫn dắt tìm kiếm phức tạp đối với những tài nguyên thông tin chuyên biệt, và đồng thời đòi hỏi kiến thức chi tiết về các cơ sở dữ liệu để có thể tìm được những đầu mục tài liệu phù hợp nhất. Hệ thống ILS hiện có của thư viện không thể tích hợp với những thệ thống khác của trường đại học này, ví dụ như các bộ sưu tập điện tử từ xa hay website của trường.

Trong khi đặt ra những yêu cầu cho một hệ thống phát hiện tài nguyên mới, SJTU đã dành ưu tiên để thiết lập một điểm truy cập được tổ chức lại thống nhất và rõ ràng. Giao diện duy nhất này phải cung cấp khả năng truy cập tới tất cả tài nguyên và dịch vụ thư viện, bao gồm cả các đầu mục tài liệu dưới dạng in và số, và đồng thời nối kết tới bài báo toàn văn trong các tạp chí điện tử trực tuyến. Giải pháp cần phải cung cấp được một giao diện trực giác cho nhân viên và người dùng, cũng như cần được tích hợp với nhiều tài nguyên thông tin khác nhau, đồng thời hòa nhập với môi trường kỹ thuật hiện có của SJTU (như các hệ thống quản lý khóa học và các cổng web của trường), và có thể được phát triển mở rộng theo thời gian để thích nghi với nhu cầu ngày một mở rộng của trường.

Kiến trúc mở và sự sẵn có những giao diện lập trình ứng dụng (APIs) đã là yếu tố quan trọng đối với SJTU, vì xét thấy rằng tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống là nhân tố quyết định sự phát triển liên tục của thư viện. Hơn nữa, là một trong những tổ chức nghiên cứu uy tín và hàng đầu ở Trung Quốc, trường SJTU cần một giải pháp có khả năng hỗ trợ tiếng Trung mạnh mẽ trên giao diện người dùng, chức năng quản trị và công nghệ tìm kiếm.

Tìm kiếm một giải pháp quốc tế trên quy mô toàn cầu

Như là một phần trong quá trình nghiên cứu và đánh giá thấu đáo để nhận dạng một hệ thống phát hiện tài nguyên thông tin tốt nhất cho thư viện, SJTU đã tiến hành một đánh giá cạnh tranh kỹ lưỡng những hệ thống phát hiện tài nguyên trên toàn cầu, bao gồm cả AquaBrowser, Encore, WorldCat local, và những lựa chọn nguồn mở như Blacklight và VUFind, và cuối cùng đã đưa ra một bản báo cáo so sánh sản phẩm chi tiết.

Những người quản lý thư viện đã thấy rằng khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ và chức năng phong phú của giải pháp Primo là phù hợp nhất đối với trường và cộng đồng nghiên cứu đa dạng nơi đây. Ông Qiaoying Zheng, phó giám đốc thư viện tại SJTU đã giải thích: “Chiến lược của chúng tôi là cung cấp một giải pháp truy cập và tìm kiếm tích hợp, điều này đã khiến cho Primo, cùng với Aleph, MetaLib và SFX, trở thành lựa chọn tốt nhất cho phát triển một hệ thống phát hiện tài nguyên thống nhất cho trường đại học này.”

Một giao diện đơn giản với tác động mạnh mẽ

Đi vào vận hành với Primo vào mùa hè năm 2009, SJTU đã thấy được những kết quả ấn tượng về năng lực nghiên cứu của thư viện. Những nhà nghiên cứu đã và đang có lợi từ việc sử dụng một giao diện người dùng trực quan, và nhận thấy rằng những tính năng như di chuyển theo các phần tử thông tin thư mục (facet), kết quả tìm kiếm được sắp xếp phù hợp, và sự tích hợp bằng sự làm giàu thông tin phong phú như trang bìa cuốn sách, bảng nội dung, và thông tin nhận xét, tất cả đều rất có giá trị. Đối với nhân viên thư viện, giải pháp này thực sự mở và linh hoạt, đồng thời có khả năng kết hợp thông suốt tới các hệ thống khác của thư viện. Cô Zheng cho biết thêm, “Thủ thư nhận thấy rằng Primo cho phép họ đem đến một dịch vụ thư viện có chất lượng tốt hơn tới sinh viên và giảng viên của trường.”

Yi Sun, Thủ thư Công nghệ Thông tin của trường SJTU, cho biết, “Primo khiến cho công việc tìm kiếm được dễ dàng và nhanh hơn. Kết quả tìm kiếm phù hợp hơn những hệ thống trước kia bởi vì Primo có thể được tùy biến để phản ánh những mong muốn dành cho những bộ sưu tập khác nhau của chúng tôi.” Để đo lường sự chấp nhận của người dùng, SJTU đã tiến hành một cuộc nghiên cứu các sinh viên đại học đang tham gia các khóa học khoa học và kỹ thuật tại trường và nhận được kết quả phản hồi tới 90% đánh giá rằng Primo thực sự dễ dàng sự dụng.

Giải pháp Primo đã và đang làm giảm đáng kể số lần tìm kiếm. Như Ông Sun mô tả, “nếu mất 15 giây để tìm kiếm một cơ sở dữ liệu tiếng Trung, thì cộng dồn đến vài phút khi tìm kiếm khắp các cơ sở dữ liệu mà không truy cập toàn văn của mỗi đầu mục tài liệu. Với Primo, chúng tôi có thể tìm kiếm và nhận được kết quả của tất cả các cơ sở dữ liệu của thư viện trong khoảng chưa đầy 25 giây và tiếp cận được toàn văn trực tiếp từ trang kết quả.”

Trong khi số lần tìm kiếm giảm xuống, thì khối lượng tìm kiếm lại tăng lên đáng kể. Ví dụ, tìm kiếm trong một cơ sở dữ liệu tiếng Trung đã tăng tới 88% từ 4/2008 tới 4/2009. Tính tới cuối khoảng thời gian này, trên một nửa tổng số tìm kiếm đã được tiến hành thông qua Primo. Đến đầu năm 2010, Primo đã thay thế tất cả các giao diện gốc như là một điểm truy cập duy nhất cho tất cả tài nguyên của thư viện.

Cô Zheng giải thích, “Công việc của chúng tôi cùng với Ex Libris đã vượt xa một triển khai đơn thuần và đã phát triển thành một quan hệ đối tác cam kết đầy đủ.” SJTU và văn phòng Bắc Kinh của Ex Libris đã làm việc kết hợp chặt chẽ trên nhiều các tùy biến và tính năng đặc biệt cho Primo, mà hiện đang chứng tỏ sự thành công cao trong thư viện. Ông Sun cho biết thêm, “Nhóm dự án và Ex Libris đã cộng tác trên việc tích hợp Primo với trang chủ của thư viện; tùy biến hộp tìm kiếm Primo và phạm vi tìm kiếm (search scope), mở rộng nguồn đề mục chủ đề (Subject heading) từ các trường chủ đề tới trường nhan đề; và triển khai hiển thị FRBR hóa những bộ sưu tập sách tiếng Trung.” Hơn thế nữa, một trong những kết quả nổi bật đạt được của thư viện là đã tích hợp việc trộn dữ liệu (mash-up) bên ngoài, bao gồm bảng nội dung (TOC), trang bìa cuốn sách, và dữ liệu Wikipedia.

Ông Sun ghi nhận, “Trong suốt quá trình triển khai tùy biến Primo, đội ngũ triển khai của Ex Libris ở Trung Quốc liên tục trợ giúp và hỗ trợ tận tình – cụ thể là xử lý những tùy biến ngôn ngữ tiếng Trung phức tạp.”

Tất cả các bên đều được hưởng lợi

Sau khi vận hành Primo, trong vòng một năm, một thương hiêu dịch vụ thư viện đã đặt cho Primo, nó giờ đây có tên là OURExplore (Online Universal Resources Explore). SJTU nhận được nhiều phản hồi từ nhân viên và người dùng. Trong số những phản hồi tích cực đó có một nhận xét của sinh viên như sau: “OurExplore là một hệ thống phát hiện tài nguyên học thuật và nghiên cứu hoàn hảo của SJTU, nó có khả năng tích nhiều tài nguyên đa dạng của trường. Nó thực sự dễ dàng sử dụng.” Các thủ thư phản hồi cho biết Primo cung cấp một bộ công cụ toàn diện để mở rộng và cập nhật liên tục tài nguyên sẵn có tới người dùng. Ông Sun kết luận, “Điểm ấn tượng đối với thủ thư đó là sự đơn giản như Google của Primo.”

Primo và những giải pháp khác của Ex Libris hiện đang vận hành bởi SJTU đã và đang hỗ trợ một tầm nhìn lâu dài của trường đại học này đối với hệ thống phát hiện tài nguyên. Cô Zheng đã nhấn mạnh rằng thư viện là một thành viên không thể tách rời của cộng đồng nghiên cứu quốc tế, với những chân trời ngày càng mở rộng đối với nhu cầu thông tin của người dùng. SJTU đã nhận thấy rằng Primo đang tăng cường một chiến lược của trường là “cho phép người dùng tìm thấy và có được tất cả tài liệu dưới định dạng in và số, nội sinh và từ xa, do thư viện sở hữu hay thông qua truy cập, và cùng một lúc hỗ trợ nhiều tiêu chuẩn và giao thức quốc tế, với một tâm nhìn mới và cấu trúc mở rộng,” cô Zheng giải thích thêm.

Một đối tác bền lâu

Việc xây dựng đối tác chiến lược trên một mối quan hệ với Ex Libris đã được bắt đầu với sự triển khai Aleph vào năm 2008, sau đó sự triển khai Primo, MetaLib và SFX của SJTU đã dẫn đến hình thành một quan hệ đối tác lâu dài với công ty. Như là một phần của mối quan hệ biểu tượng này, SJTU đã đóng góp nhiều ý tưởng và phát triển tiên phong cho Primo. Những phát triển này đã được chấp nhận đối với thư viện và đã sẵn có để triển khai vì lợi ích của cộng đồng sử dụng Primo quốc tế.

Ex Libris và văn phòng Bắc Kinh cam kết cùng cộng tác với khách hàng để nhận diện những ý tưởng và giải pháp sáng tạo. Cô Zheng nhận xét, “trong suốt thời gian triển khai, chúng tôi thấy rằng đội ngũ Ex Libris cam kết một chiến lược ứng dụng mở (Open-platform), phát triển nhiều tùy biến địa phương, và một dịch vụ hỗ trợ thường xuyên.”

“Chúng tôi đánh giá vị thế của mình như là một khách hàng Primo đầu tiên ở Trung Quốc, và cảm kích về sự đầu tư vào sự thành công của Ex Libris”, cô Zheng kết luận. “Sự lựa chọn Primo đã chứng tỏ một sự thành công vượt bậc đối với cả cộng đồng nghiên cứu và nhân viên thư viện của chúng tôi. Chúng tôi mong muốn có được hợp tác hiệu quả nhiều hơn nữa với đội ngũ Ex Libris ở Trung Quốc và cộng đồng khách hàng quốc tế.”

Về Đại học Giao Thông Thượng hải (SJTU)

Được biết đến ban đầu như là Trường Công Nang Yang (Nang Yang Public School), trường Đại học Giao thông Thương hải (Shanghai Jiao Tong University – SJTU) được thành lập vào năm 1896. Nó là một trong những trường đại học cổ nhất ở Trung Quốc. Trải qua một lịch sử dài hơn một thế kỷ, trường đại học này đã nuôi dưỡng rất nhiều những nhân vật xuất chúng và có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển khoa học và công nghệ ở Trung Quốc. Trường là nơi đào tạo 38.000 sinh viên chính quy, được chia đều cho sinh viên đại học và sau đại học hiện đang theo đuổi những chương trình cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ. Thư viện SJTU lưu trữ hơn 3 triệu đầu mục tài liệu in, và hơn 3,3 triệu tài nguyên điện tử bao gồm sách điện tử, ấn phẩm nhiều kỳ, chuyên khảo, luận văn, và nhiều tài liệu đa phương tiên khác.

Thách thức

Với sự phổ biến ngày càng nhiều các tài nguyên điện tử và những mong muốn ngày càng tăng của người dùng thư viện về sự truy cập nhanh tới tài nguyên điện tử về học thuật và nghiên cứu, những hệ thống thư viện hiện có tại Đại học Giao thông Thượng hải (SJTU) đã không còn đáp ứng được nhu cầu của nhân viên thư viện và người dùng nữa.

Giải pháp

Sức mạnh cột lõi của hệ thống, bao gồm di chuyển nhanh giữa các phần tử phân loại thông tin (facet), danh mục kết quả sắp xếp phù hợp, sự tích hợp với những hệ thống khác, kiến trúc mở và tính năng Web 2.0 đã dẫn đến SJTU chọn lựa giải pháp phát hiện và chuyển giao tài nguyên Primo từ Ex Libris. Nó hiện cung cấp một giao diện tìm kiếm thống nhất cho tài nguyên dưới dạng in và số, và cho phép thủ thư cung cấp một dịch vụ thông tin thư viện có chất lượng cao tới người dùng.

Kết quả

OURExplore, một dịch vụ tìm kiếm với nền tảng sức mạnh của Primo, cùng với một bộ giải pháp thư viện tổng thể của Ex Libris, đã và đang đem đến cho thủ thư của SJTU một bộ công cụ toàn diện để quản lý và trình bày những bộ sưu tập phong phú của thư viện. Primo trở thành một điểm truy cập duy nhất tới tài nguyên thông tin thư viện cho giảng viên và sinh viên, đồng thời cung cấp một sự tìm kiếm chính xác kết hợp với sự đơn giản của phong cách Google (Google-style).

Theo tài liệu nghiên cứu người dùng của Ex Libris 02/2011