Richmond, một thị trấn nhỏ nằm ở trung tâm phía đông bang Kentucky, là một thị trấn nằm trên điểm giao cắt giữa các tuyến đường quan trọng thời kỳ đầu ở vùng đất Châu Mỹ. Ngày nay Đại học Miền Đông Bang Kentucky (Eastern Kentucky University – EKU), đã được thành lập vào 1906, hiện có trên 13.000 sinh viên, và cho phép họ theo đuổi tương lại của mình ở 168 chương trình đào tạo cấp bằng.

Tại sao EKU chọn giải pháp SFX?

Kelly Smith, một thủ thư hệ thống phụ trách tải nguyên điện tử và ấn phẩm nhiều kỳ tại thư viện EKU (The EKU library), đã cho biết “nó đã vận hành rất tốt!” Sau khi đánh giá những sản phẩm xử lý nối kết khác vào đầu năm 2003, EKU đã quyết định sử dụng giải pháp SFX, đồng thời kết luật rằng, giải pháp SFX này là một sản phẩm có độ chín và hoàn chỉnh nhất trên thị trường. EKU đã đặc biệt ấn tượng rằng SFX là một ứng dụng trên Web thay vì là một cài đặt tại máy khách trong thư viện như là các sản phẩm xử lý nối kết khác.

EKU đã ký hợp đồng để cung cấp SFX vào mùa xuân năm 2003, Thư viện này đã tùy biến giao diện SFX phù hợp với bản sắc riêng của mình và hiển thị logic để thích nghi với tất cả đòi hỏi kỹ thuật tại site của thư viện. Vào đầu tháng 7 năm 2003, ứng dụng tùy biến này đã công bố bản thử nghiệm, cán bộ giảng viên và sinh viên của trường có thể truy cập dịch vụ thông qua biểu tượng “Get more” trên Website của thư viện. Sau khi thử nghiệm và cấu hình tài nguyên phù hợp, thư viện đã cung cấp ứng dụng đầy đủ cho sử dụng trên toàn trường vào tháng 9 năm 2003.

Lợi ích từ giải pháp duy trì máy chủ từ xa

Vào năm 2006, máy chủ SFX của thư viện đã được 3 năm, và đã hết thời hạn bảo hành, và phần cứng cần có sự bảo trì thường xuyên. Chi phí mua và cài đặt một máy chủ mới cũng như chi phí bảo trì liên tục đã khiến thư viện tìm giải pháp sử dụng dịch vụ thuê ngoài cho dịch vụ SFX (outsourcing SFX hosting) của Ex Libris.

Todd King, người quản trị hệ thống thư viện cho Ex Libris biết, bộ phận công nghệ thông tin của thư viện của chúng tôi nhỏ; chỉ có một người để quản lý các ứng dụng thư viện, phần cứng và phần mềm. Chúng tôi không muốn công việc bảo trì máy chủ. Chúng tôi dành thời gian để chuyên giao ứng dụng tới người dùng thay vì no lắng về chi phí công nghệ.”

Trong khi chuẩn bị cho thuê ngoài dịch vụ hosting SFX, Todd King đã làm việc với ban quản trị thư viện để quyết định mục tiêu của thư viện là giảm thiểu chi phí hay tối đa lợi ích mang lại từ vốn đầu tư, và quyết định chi tiêu một cách hiệu quả nhất nguồn ngân sách mà thư viện phân bổ cho tài nguyên điện tử và các dịch vụ công nghệ thông tin. Ông nhận xét, “Mục tiêu của IT, và thư viện không phải tích kiệm tiền, song thay vào đó cần phải sử dụng một cách có lợi nhất tài nguyên sẵn có.” Tổng chí phí sở hữu của thư viện đã là một nhân tố lớn trong khi ra quyết định về thuê ngoài dịch vụ hosting SFX. Khi cài đặt và bảo trì máy chủ đòi hỏi mất thời gian và năng lực chuyên môn, mọi người đã cân nhắc liệu nhân viên IT của thư viện có thể được sử dụng hiệu quả hơn khi theo đuổi giải pháp khác năng suất hơn.”

EKU đã quen với thuê các dịch vụ IT bên ngoài. Hình thức này đã được thực hành từ lâu trong thư viện, như mua sách được biên mục trước, sẵn sàng xếp giá (shelf ready), để tận dụng dịch vụ biên mục như OCLC PromptCat và Blackwell Book Services cung cấp.

Di trú tới giải pháp hosting SFX từ xa thật đơn giản

Khi quyết định chuyển tới giải pháp thuê ngoài dịch vụ hosting SFX, thư viện EKU đã đưa ra một mục tiêu di trú đầy tham vọng. Ex Libris đã cài đặt SFX của EKU trên một trong những máy chủ cung cấp dịch vụ ASP của mình, và hai máy chủ – một đặt tại Ex Libris và một đặt tại EKU – cả hai cùng chạy song song. Theo Ông Todd King, sự di trú dữ liệu và tùy biến màn hình, và hiển thị logic với máy chủ đặt ở xa đã diễn ra “rất nhanh chóng; nó mất khoảng 5 đến 6 tuần.” Ông nhận xét rằng, chúng tôi dành phần lớn thời gian để làm việc với nhà cung cấp nội dung nhằm cập nhật địa chỉ IP mới của EKU, và nó không liên quan đến cài đặt phần cứng hay phần mềm.

Cơ sở dữ liệu SFX hiện có của thư viện EKU tiếp tục được chạy trong thời gian 4 tháng, khoảng thời gian cần thiết để điều chỉnh tất cả địa chỉ IP và hoàn thành việc di trú dữ liệu, thử nghiệm trong môi trường từ xa. Hệ thống hosting SFX từ xa đã chạy rất tin tưởng kể từ khi việc di trú dữ liệu được hoàn thành vào giữa năm 2006. Kế hoạch tương lai của chúng tôi bao gồm việc đưa vào nhiều nhan đề in, sách điện tử, và tài nguyên điện tử nội sinh. Với kinh nghiệm này, quyết định thuê ngoại dịch vụ hosting SFX đã dễ dàng hơn là chúng tôi đã từng nghĩ.

ASP – Một mô hình hiệu quả chi phí

Trong khi nghiên cứu lợi ích của việc chuyển dịch vụ SFX từ trong thư viện tới dịch vụ hosting từ xa, Ông King đã phát triển một bảng tính so sánh chi phí cho việc thuê ngoài dịch vụ SFX thông qua Ex Libris đối với chi phí nội bộ mà EKU dùng cho bảo trì và duy trì máy chủ trong thư viện. Điều gì đã dẫn đến quyết định của EKU đó là, với cùng một đồng tiền bỏ ra, họ không chỉ nhận được dịch vụ host từ xa, mà còn nhiều thời gian để sử dụng các dịch vụ hỗ trợ và công nghệ thông tin khác.

Nhận được phản hồi tích cực từ người dùng

Cô Kelly Smith đã quan sát và cho biết “Kể từ khi cài đặt SFX vào năm 2003, người dùng thư viện có thể tìm thấy tài nguyên mà họ không thể nào xác định được nó trước kia. Chúng tôi đã nhận thấy một sự tăng số lượng yêu cầu cho dịch vụ mượn liên thư viện kể từ khi chúng tôi đưa vào đường nối kết trực tiếp tới phần mềm Quản lý Chia sẻ Tài nguyên OCLC ILLiad trên trình dịch vụ nối kết SFX. Nối kết này được đưa ra như là một lựa chọn cho chuyển giao tài nguyên mà chúng tôi không thuê bao truy cập. Và giờ đây, vào năm 2007, hầu hết sinh viên trong khu giảng đường đã sử dụng SFX cho hoạt động tìm kiếm tài nguyên học thuật của họ tại EKU và họ quen dùng nó như là một công cụ không thể thiếu.” Cô nhận xét thêm rằng, ngoài công cụ xử lý nối kết SFX ra, người dùng tại thư viện EKU còn truy cập được một danh mục tạp chí điện tử học thuật toàn diện và toàn cầu từ A-Z để tìm tạp chí mà họ quan tâm.

Todd King nhận xét thêm, “sự hỗ trợ thật hiệu quả. Chúng tôi không cần phải lo lắng về cập nhật hàng tháng hoặc lưu trữ dữ liệu hàng ngày, và việc lo lắng về phần cứng của SFX là một cài gì đã thuộc về quá khứ. Chúng tôi đề xuất hosting giải pháp SFX từ xa cho thư viện nào đó không có nhiều nhân viên IT; một vấn đề tương tự như thư viện chúng tôi, và việc hosting SFX từ xa đã giải quyết điều này cho chúng tôi.”

Theo báo cáo nghiên cứu người dùng 2007 của Ex Libris