Kể từ năm 1999, 45 thư viện chuyên để của trường đại học này, cùng với thư viện trung tâm (the Main Library) của trường, đã quản lý những bộ sưu tập in của họ bằng hệ thống thư viện tích hợp Aleph ILS của Ex Libris. Cùng thời gian đó, sinh viên và các nhà nghiên cứu đã truy cập tới hơn 1000 tài nguyên điện tử sẵn có của trường thông qua nhiều đầu tìm kiếm điện tử phức tạp, các đĩa CD-Rom, nhiều máy chủ, và nhiều Websites của nhiều khoa viện trong trường. Ngoài việc có nhiều điểm truy cập đối với nhiều dạng tài nguyên điện tử của thư viện, truy cập tới tài nguyên này cũng đòi hỏi nhiều lần xác thực người dùng bằng ID và mật khẩu.

Khi số lượng tài nguyên điện tử tiếp tục tăng, thủ thư đã cảm thấy quá phức tạp để biên mục các tài nguyên điện tử này. Người dùng thất vọng khi phải truy cập và tìm kiếm nhiều cở sở dữ liệu với nhiều giao diện người dùng khác nhau và qua nhiều phương pháp đăng nhập, và họ đã có trở ngại khi muốn sử dụng các tài nguyên điện tử này cùng nhau. Rõ ràng trường đại học này cần một hệ thống hiệu quả và hiệu suất hơn cho người dùng thực hiện tìm kiếm nhanh, và trải rộng trên nhiều lĩnh vực học thuật ở khắp mọi tài nguyên đa dạng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nhu cầu một hệ thống tìm kiếm siêu dữ liệu phù hợp cho thư viện

Trường đại học này đã bắt đầu tìm hiểu các giải pháp tìm kiếm siêu dữ liệu bằng việc xác định nhiều yêu cầu riêng, như thiết lập một điểm truy cập duy nhất tới nhiều tài nguyên điện tử của trường, và phân loại cơ sở dữ liệu phù hợp với mỗi ngành và lĩnh vực học tập cũng như nghiên cứu của trường để người dùng có thể thiết lập một nơi bắt đầu tốt nhất để thực hiện tìm kiếm của họ. Christian Authried, một thủ thư hệ thống ở thư viện Đại học Vienna cho biết thêm “Thư viện đã bắt đầu so sánh nhiều giải pháp tìm kiếm sẵn có trên thị trường và nhận thấy rằng MetaLib đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của chúng tôi.”

Sử dụng sự tiếp cận theo từng giai đoạn, thư viện ban đầu chỉ lựa chọn và biên tập một lượng nhỏ tài nguyên điện tử thông qua MetaLib và sau đó tăng số lượng tài nguyên này dần lên theo thời gian. Hiện nay, người dùng thư viện đã truy cập được gần như 400 cơ sở dữ liệu và tài nguyên điện tử thông qua MetaLib như là một điểm truy cập duy nhất, mà trước kia chúng được truy cập qua nhiều giao diện khác nhau. Khi đăng nhập vào MetaLib, người dùng sẽ được trình bày mười bộ sưu tập, mỗi bộ sưu tập chứa đựng những tài nguyên phù hợp nhất cho một lĩnh vực khoa học nhất định. MetaLib cũng cung cấp nhiều danh mục cơ sở dữ liệu được cấu trúc theo khu vực chủ đề, điều này tạo điều kiện cho người dùng tạo ra được phạm vi tìm kiếm riêng biệt và có tính cá nhân hóa. “ Trước khi có MetaLib, sinh viên và nhà nghiên cứu hầu như không thể nào biết được sẽ bắt đầu tìm kiếm tài nguyên mà họ cần từ đâu. Giờ đây họ dễ dàng có thể nhận thấy một điểm truy cập gần nhất và hướng tìm kiếm của họ vào đúng hướng,” Authried cho biết thêm.

MetaLib đã được cài đặt để sử dụng cùng với hệ thống xử lý nối kết SFX của Ex Libris, và hệ thống SFX đi vào vận hành tại thư viện trường đại học này kể từ 2004. Sự triển khai MetaLib bắt đầu vào cuối năm 2006 và hệ thống này đã đi vào vận hành vào đầu năm 2007. Authried cho biết “MetaLib và SFX của Ex Libris hỗ trợ nhân viên hết sức thuận tiện.” Nhằm biên tập mọi tài nguyên sẵn có cho tìm kiếm bởi MetaLib, nhân viên thư viện bắt đầu tận dụng triệt để và biên tập kỹ lưỡng những cổng tài nguyên cần thiết, đồng thời đưa vào dữ liệu xác thực và gán thông tin mô tả tài nguyên một cách thích hợp. Mặc dù nhiệm vụ này đã làm tăng khối lượng công việc lúc ban đầu, song thủ thư cuối cùng nhận ra rằng thời gian danh cho biên tập các tài nguyên điện tử giống nhau về sau sẽ giảm đáng kể.

Hiện nay, hơn một phần ba cơ sở dữ liệu của thư viện đã có thể tìm kiếm thông qua MetaLib, và theo thống kê của thư viện cho thấy rằng mức độ sử dụng các cơ sở dữ liệu đó tăng nhanh chóng. Con số này mong muốn sẽ được tăng lên khi hệ thống được tích hợp thêm nhiều tài nguyên nữa. Authried nhận xét thêm, “Một lợi thế to lớn đó là khi người dùng làm việc với MetaLib, thì sẽ không có sự khác biệt về việc liệu tài nguyên họ cần là từ một tạp chí trực tuyến hay một cơ sở dữ liệu trên Web. Nhờ có giao diện tìm kiếm siêu dữ liệu MetaLib, người dùng có thể xác định được vị trí của một khối lượng tài nguyên sẵn có lớn hơn, bất kể chúng bắt nguồn từ đâu, đồng thời lựa chọn truy cập chúng theo cách hiệu quả nhất, và thêm nữa là người dùng được hưởng lợi ích từ những tính năng giá trị gia tăng, như hiển thị thống nhất biểu ghi dữ liệu, lưu tìm kiếm hữu ích, và xuất kết quả tìm kiếm sang các công cụ quản lý tham khảo.”

Khả năng nối kết sâu của MetaLib đã chứng tỏ hết sức hữu ích đối với thư viện Đại học Vienna. Nhiều thư viện nhánh của Đại học Vienna sẽ triển khai tính năng giá trị này, và tính năng này cho phép nhân viên đảm bảo những cơ sở dữ liệu thích hợp nhất cho bất kỳ chủ đề cụ thể nào đều được trình bày đến một nhà nghiên cứu. Authried cho biết, “Thư viện Đại học Vienna sẽ nâng cấp lên MetaLib version 4 sớm. Và ấn tượng đầu tiên của chúng tôi đối với phiên bản sản phẩm mới này khá rõ ràng. Những tính năng như thông báo, nhóm chủ đề, khả năng tùy biến tăng, và sự cho phép người dùng chọn hiển thị kết quả theo sự thích hợp hoặc theo trật tự thời gian sẽ làm cho hệ thống này hiệu quả hơn cho cả thủ thư và bạn đọc của thư viện.”

Theo báo cáo nghiên cứu người dùng của Ex Libris 2008