Đại học Nam Florida (University of South Florida – USF) đã bắt đầu sưu tập và xây dựng các bộ sưu tập số của mình kể từ năm 1995, từ thời chưa sẵn có những hệ thống quản lý tài sản số chuyên biệt trên thị trường.

Để quản lý những bộ sưu tập số ngày một tăng của mình, USF đã dành nhiều tài lực và vật lực vào tự phát triển một ứng dụng riêng để quản lý, tìm kiếm, và trình bày những tài liệu này đối với người dùng tin. Khi công nghệ quản lý tài sản số được phát triển và các ứng quản lý tài sản số sẵn có trên thị trường nhiều hơn, USF quyết định tìm kiếm khả năng di trú những đối tượng số của mình tới một hệ thống đảm bảo sự tăng trưởng của các bộ sưu tập số mà không tốn quá nhiều công sức của trường.

Tìm kiếm một giải pháp đồng bộ

Tiến sĩ Mark Greenberg, giám đốc phụ trách những bộ sưu tập đặc biệt kể lại, “Tại thời điểm đó, đã không có một phần mềm nào mà chúng tôi có thể mua có đủ khả năng cung cấp và quản lý toàn bộ các bộ sưu tập số của thư viện, bởi vậy chúng tôi đã phải tự tạo ra một cái.” Richard R. Bernardy, Jr, một chuyên gia phân tích hệ thống và công nghệ, đã là người đạo diễn đứng sau giải pháp này. Để bắt đầu phát triển, Bernardy đã tận dụng sự kết hợp nhiều công cụ, bao gồm phần mềm OCLC Site Search và Luna Insight. Bernardy cuối cùng cũng hoàn tất việc viết phần mềm này để đáp ứng những nhu cầu của thư viện. USF cũng đã thử nghiệm với hệ thống CONTENTdm trước khi chuyển tới sử dụng DigiTool.

Giải pháp mà Bernardy tạo ra đã phục vụ trường đại học này hơn 10 năm, một khoảng thời gian được đánh dấu là có sự tăng đột biến về số lượng trong các bộ sưu tập số của USF. Tuy nhiên, trong thời gian qua sự kết hợp giữa các hệ thống tự phát triển và các hệ thống phát triển có tính thương mại trở nên khó khăn để bảo trì. Với một vài ứng dụng cùng có vai trò trong một giải pháp, sự không nhất quá siêu dữ liệu gắn kết với đối tượng số đã xảy ra, và là mối quan ngại chính đối với USF. Bernardy nhận xét, “Chúng tôi đã có quá nhiều sự phân mảng trong hệ thống quản lý. Vậy, mục tiêu của chúng tôi là cần phải một hệ thống đồng bộ và tích hợp nhằm đảm bảo sự nhất quán siêu dữ liệu cho toàn bộ sưu tập số.” Như là một thành viên của Trung tâm Tự động hóa Thư viện Florida (Florida Center for Library Automation – FCLA) , USF đã xem xét tham gia vào dự án triển khai DigiTool của FCLA, song cuối cùng USF cũng quyết định bổ sung phần mềm này cho riêng mình. TS. Greenberg cho biết, “Chúng tôi thấy rằng phần mềm này là một cơ hội tuyệt vời cho USF tự do sáng tạo lên một giải pháp quản lý tài sản số độc lập trong khi vẫn duy trì được khả năng đóng góp và chia sẻ nội dung với các thư viện thành viên trong FCLA.”

Từ hệ thống phân mảng tới một hệ thống tích hợp

Đại học Nam Florida đã mua DigiTool, một giải pháp quản lý tài sản số của Ex Libris, vào năm 2006. Đội ngũ kỹ thuật triển khai, đứng đầu bởi Bernardy, tiến hành công việc triển khai nhanh chóng. Công việc đào tạo và nhập dữ liệu diễn ra từ tháng 1 tới tháng 3 năm 2007. Phần đầu tiên của bộ sưu tập của USF đã đi vào vận hành vào ngày 1 tháng 3 – chỉ 120 ngày kể từ khi ký hợp đồng.

Bernardy cho biết, “Thực tế DigiTool làm việc tuyệt vời mà không đòi hỏi bất kỳ ứng dụng phụ thêm nào cộng với sự hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ của Ex Libris đã khiến cho chúng tôi triển khai và đi vào vận hành nhanh chóng, đặc biệt là sự vận hành liên kết thông nhiều giao diện lập trình (API) của DigiTool.” Hệ thống đã đi vào vận hành với hơn 12.000 đối tượng số. Con số này đã tăng nhanh chóng kể từ khi thư viện bắt đầu sưu tập từ năm 1995. Bernardy giải thích thêm, “Vào cuối năm 2007, chúng tôi hy vọng sẽ có hơn 60.000 đối tượng số trong hệ thống.”

DigiTool giờ đây đang cho phép USF quản lý một bộ sưu tập đa dạng các tài liệu số trong một hệ thống tích hợp đồng bộ. Bộ sưu tập này bao gồm nhiều tạp chí truy cập mở, luận văn tốt nghiệp của sinh viên, tài liệu phỏng vấn hồi cố bằng âm thanh và bản chép tay được ghi lại cùng với cộng đồng cư dân ở thành phố Tampa, bản đồ, báo, ảnh, bản thảo và nhiều sách hiếm, cùng nhiều tài liệu lịch sử liên quan đến lịch sử Florida. Ngoài việc trở thành một phần quan trọng của sứ mệnh nghiên cứu của trường, những đối tượng số này là một tài nguyên quan trọng cho cộng đồng cư dân nơi đây. TS. Greenberg nhận xét thêm, “Không tuần nào qua đi mà chúng tôi lại không nhận được yêu cầu từ người nào đó muốn tìm kiếm một trong những bức ảnh trong bộ sưu tập số của chúng tôi.”

Xây dựng các mối quan hệ toàn cầu với DigiTool

DigiTool tạo điều kiện cho USF xây dựng một bộ sưu tập số mạnh, nhưng sử dụng ít nhân viên nhất. “DigiTool cho phép chúng tôi làm được những điều kỳ diệu với số lượng rất ít nhân viên,” TS. Greenberg nhận xét. Ví dụ, trường Graudate School có thể tải luận văn và đồ án tốt nghiệp của sinh viên vào kho số một cách độc lập, đồng thời tổ chức lại khối lượng công việc cho mỗi nhân viên thư viện. Thậm chí thú vị hơn đó là cơ hội mà DigiTool đã mở ra cho sự cộng tác với nhiều tổ chức thông thư viện khác trên toàn cầu. Một ví dụ điển hình đó là dự án nghiên cứu nước mà USF đang tiến hành tới Viện Monteverde Costa Rica (Monteverde Institute of Costa Rica). Tất cả tài liệu dự án được lưu trữ trong DigiTool, và các nhà nghiên cứu tại Costa Rica có thể ký thác tài liệu trực tuyến vào trong hệ thống này của USF. TS. Greenberg cho biết thêm, “Các mối quan hệ toàn cầu là một trong những sáng kiến chiến lược quan trọng nhất cho trường đại học này. DigiTool cho chúng tôi một cơ hội thực sự để phát triển và nuôi dưỡng những mối quan hệ đối với các bộ sưu tập số.”

Thậm chí USF còn thấy tiềm năng lớn hơn để sử dụng DigiTool. Bernard, người hiện đang tùy biến giao diện người dùng cho nhiều bộ sưu tập số mà lưu trữ thông qua sự hợp tác, cho biết, “Sản phẩm này cực kỳ mở.”

Bộ sưu tập số của USF sẽ tăng trưởng theo nhiều cách, bao gồm sự xuất bản ngày càng tăng các tạp chí truy cập mở và nhiều bộ sưu tập đặc biệt bao gồm nhiều bản thảo của thời kỳ trung cổ và các tác phẩm của nhà viết kịch người Mỹ gốc Ai Len. TS. Greenberg kết luận, “Sự cam kết của chúng tôi phát triển cùng DigiTool được dựa trên tầm quan trọng mà chúng tôi dành cho các bộ sưu tập số.”

Về Đại học Nam Florida

Với khu giảng đường tại thành phố Tampa, St. Petersburg, Sarasota – Mantee, và Lakeland, USF có số lượng sinh viên theo học lớn thứ chín – trên 45.000 sinh viên – và là một trong 70 cơ sở nghiên cứu hàng đầu ở Mỹ. Trường đại học này đào tạo cấp bằng cho hơn 200 ngành học từ cấp đại học tới cao học và nghiên cứu sinh tiến sĩ đồng thời cũng cung cấp nhiều khóa học giáo dục thường xuyên.

Thách thức

Sử dụng một giải pháp bao gồm cả ứng dụng tự phát triển và ứng dụng thương mại, USF đã tìm kiếm một giải pháp hiệu quả chi phí cho phép chia sẻ và tăng trưởng bộ sưu tập số

Giải pháp

Sử dụng DigiTool, USF đang quản lý nhiều bộ sưu tập đa dạng – từ sách điện tử lịch sử truyền khẩu (oral histories) – trong cùng một hệ thống hỗ trợ sự nhất quán siêu dữ liệu và tiêu chuẩn hóa quy trình quản lý.

Kết quả

DigiTool trao cho USF và một nhóm nhỏ nhân viên của họ khả năng tiếp tục phát triển những bộ sưu tập số của thư viện và tăng sự công tác toàn cầu.

Theo bản tin nghiên cứu người dùng 2008 của Ex Libris