Tạo ra nền tảng vững chắc cho một thư viện lưu trữ tri thức của thế giới.

Sau 30 năm tin cậy vào những hệ thống cũ tự phát triển để quản lý một bộ sưu tập đang mở rộng không ngừng và số lượng người dùng tăng nhanh chóng, một điều thấy rõ rằng việc duy trì những hệ thống này đã không còn là một lựa chọn có thể tồn tại được đối với Thư viện Quốc gia Anh (The British Library). Với những đòi hỏi ngày càng nhiều về các chức năng mở rộng, tính khả ứng và khả biến, và sự hỗ trợ đa ngôn ngữ mạnh mẽ, Aleph đã hiển nhiên phù hợp trở thành một Hệ thống Thư viện Tích hợp tại Thư viện Quốc gia Anh.

Thư viện Quốc gia Anh là một trong những kho dữ liệu lịch sử lớn nhất hiện nay trên thế giới, kể cả về kích cỡ bộ sưu tập và mức độ phát triển. Với một bộ sưu tập chứa đựng trên 265 Km giá và bao gồm mọi thứ, từ Đại Hiến chương Nước Anh (Magna Carta) tới các bản ghi âm phiên xét xử của Nelson Mandela, Thư viện Quốc gia Anh sống thực sự với sứ mệnh của mình – cung cấp một khả năng truy cập tới tri thức của thế giới.

Thư viện này hiện lưu trữ một bộ sưu tập khổng lồ các đầu mục tài liệu từ khắp mọi nơi trên thế giới và dưới hầu hết ngôn ngữ được biết đến. Trên 150 triệu đầu mục được sưu tập trong một khoảng thời gian 250 năm, đại diện cho hầu hết các định dạng có thể hình dung được – từ các bản thảo viết tay tới bản đồ, bản ghi âm, tài liệu sáng chế, bao gồm:

· 13 triệu sách

· 56 triệu tài liệu sáng chế

· 3,5 triệu bản ghi âm

· 8 triệu tem (stamps)

Trên 16.000 người dùng sử dụng các bộ sưu tập của thư viện mỗi ngày, bao gồm các nhà nghiên cứu học thuật và chính phủ, các nhà kinh doanh, và toàn bộ công chúng. Nhiều bạn đọc truy cập các bộ sưu tập của Thư viện Quốc gia Anh từ xa thông qua mục lục trực tuyến, với trên 6 triệu tìm kiếm được thực hiện mỗi năm.

Thư viện này vận hành một dịch vụ chuyển giao tài liệu lớn nhất thế giới, đồng thời cung cấp nhiều triệu đầu mục tài liệu mỗi năm tới bạn đọc ở khắp mọi nơi trên thế giới.

Thư viện đã tìm được một giải pháp hoàn thiện nhất

Trong gần 30 năm vận hành, Thư viện này cài đặt hàng chục hệ thống tự phát triển để xử lý nhiều yêu cầu chuyên biệt của mình, cuối cùng dẫn đến một Web chứa đựng nhiều ứng dụng phức tạp và chúng càng ngày càng khó hỗ trợ và tốn chí phí để vận hành. Vào năm 2000, Thư viện Quốc gia Anh đã quyết định xem xét thị trường để tìm kiếm một hệ thống quản lý thư viện tích hợp có tính thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu của mình.

Những yêu cầu kỹ thuật của thư viện thực sự rõ ràng – Thư viện này cần một hệ thống với chức năng phong phú và có khả năng mở rộng, hỗ trợ quản lý một khối lượng lớn dữ liệu, giao dịch và triển khai thoát khỏi một phần mềm đóng. Điều quan trọng rằng hệ thống cần đủ mạnh để hỗ trợ nhiều bộ sưu tập hiện hành của thư viện cũng những yêu cầu mới được đáp ứng bởi trên 12,5 Km tài liệu bổ sung mỗi năm.

Trong số yêu cầu đặc biệt của Thư viện Quốc gia Anh đó là họ cần một sự hỗ trợ đa ngôn ngữ giàu tính năng. Với tài liệu lưu trữ ở mọi ngôn ngữ trên thế giới, Thư viện này cần một hệ thống có thể biên mục và hiển thị bất kỳ bộ ký tự nào.

Roger Butcher, người phụ trách chương trình Aleph cho Thư viện Quốc gia Anh, giải thích thêm rằng “một mục lục mà chúng tôi đã cài đặt có trên 800 ký tự – nó thực sự quan trọng để hệ thống thư viện tích hợp của chúng tôi có thể xử lý hầu hết tất cả các ký tự theo một cách tiêu chuẩn.”

Điều cần thiết nữa đối với một hệ thống mới là cần phải tích hợp thông suốt với các ứng dụng sẵn có của thư viện. Ví dụ, hiện thư viện cần đảm bảo duy trì ứng dụng hiện có cho lưu thông tài liệu. Butcher cho biết “Vì không có nhiều thư viện khác cung cấp những dịch vụ như chúng tôi, cho nên đã có nhiều phát triển đặc thù mà chúng tôi cần.”

Điều quan trọng nhất đó là hệ thống phải đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi và di trú một khối lượng dữ liệu lớn mà không gây ra một thời gian chết dịch vụ đối với người dùng. Butcher giải thích thêm rằng “Chúng tôi đã mong muốn một hệ thống sẽ giảm thiểu được rủi ro nhất. Sau khi đã tìm kiếm nhiều lựa chọn giải pháp khác và nhận thấy rằng chúng không đáp ứng được yêu cầu của chúng tôi, chúng tôi cần một giải pháp thực sự tin cậy.”

Aleph: một giải pháp hoàn hảo và trọn vẹn

Sau một quy trình đấu thầu nghiêm ngặt và một vài trình bày trực tuyến, Thư viện Anh đã chọn giải pháp thư viện tích hợp Aleph của Ex Libris. Sự linh hoạt, dễ sử dụng, và chức năng mở của Aleph đã đáp ứng tiêu chí kỹ thuật của Thư viện Quốc gia Anh. Hơn nữa, với việc Ex Libris có một kinh nghiệm và hồ sơ năng lực triển khai các thư viện lớn đã tạo lên một sự tin tưởng và lôi cuốn. Butcher cho biết “Ex Libris đã hoàn toàn phù hợp trên mọi phương diện. Một khả năng nữa đó là nếu chúng tôi mong muốn một chức năng nào đó, Ex Libris đã có kinh nghiệm triển khai nó cho ai đó khác rồi – chúng tôi đã không cảm thấy rằng chúng tôi là một con cá lớn nhất trong biển cả.”

Ex Libris và Thư viện Quốc gia Anh đã lên kế hoạch triển khai 18 tháng để thay thế 16 hệ thống thư viện “di sản” đang quản lý 40 mục lục bằng một hệ thống Aleph duy nhất. Quy trình cài đặt đã phức tạp, đồng thời đòi hỏi sự chuyển đổi chính xác các bộ dữ liệu chuyên biệt để đảm bảo di trú không có lỗi nhiều triệu biểu ghi. Sau một quy trình phân tích sự trùng lặp, hệ thống thư viện tích hợp mới của Thư viện Quốc gia Anh đã chứa đựng 26 triệu biểu ghi.

Đối với mỗi lần di trú hệ thống, thì đào tạo nhân viên Thư Viện Quốc gia Anh cũng qua trọng như chuyển đổi dữ liệu. Trước khi cài đặt Aleph, những hệ thống phân tán trước kia đã có tác động đối với nhân viên – thủ thư, những người đã biết sử dụng những hệ thống cụ thể khác nhau, nhưng không thể có một kiến thức sử dụng thống nhất. Aleph ILS đã tổ chức lại luồng công việc và phá bỏ mọi sự ngăn cách giữa các bộ phận và nhóm làm việc, đồng thời cung cấp một nền tảng thống nhất giúp mọi nhân viên hợp tác hiệu quả hơn. Ex Libris đã đào tạo 60 nhân viên chính của thư viện trên hệ thống Aleph và những nhân viên thư viên này đào tạo lại cho trên 1.300 nhân viên khác nữa.

Một cấu thành cài đặt quan trọng khác nữa đó là sự tích hợp Aleph với các hệ thống di sản hiện có. Tận dụng kiến trúc mở của Aleph, Ex Libris đã làm việc với Thư viện Quốc gia Anh để phát triển một giao diện cho phép những ứng dụng này vận hành thông suốt trong môi trường thư viện tích hợp mới.

Điều đáng chú ý nhất, cài đặt này cùng diễn ra với kế hoạch ban đầu. Dự án đã hoàn thành đúng thời gian và ngân sách dự toán. Trong suốt quá trình triển khai, Thư viện Quốc gia Anh đã được hỗ trợ chặt chẽ bởi đội ngũ bản địa của Ex Libris, và đội ngũ tại trụ sở chính của Ex Libris đặt ở Jerusalem. Roger Butcher nhận xét thêm rằng, “Đã có nhiều lần chúng tôi nghĩ rằng đội ngũ hỗ trợ tại

Israel đã không ngủ! Họ luôn thường trực bất kỳ khi nào chúng tôi cần họ, và họ luôn sẵn có bên đầu kia của điện thoại bất kỳ khi nào chúng tôi gọi, cho dù ngày hay đêm.”

Dịch vụ tốt ngày hôm nay, một cơ sở hạ tầng tốt cho tương lai

Chuyển dịch tới hệ thống Aleph đã là một thành công có tiếng vang lớn, với lợi ích nhận thấy và lâu dài đối với cả ban quản trị Thư viện Quốc gia Anh và người dùng. Một giải pháp tiêu chuẩn giờ đây đã thay thế 16 hệ thống tự phát, đồng thời cung cấp cho toàn bộ nhân viên và người dùng khả năng hiển thị tất cả vốn tư liệu của thư viện – sách, bản đồ, tạp chí và tài liệu âm nhạc.

Do sự phấn kích với khả năng tìm kiếm từ xa rộng khắp và thời gian chuyển giao tài liệu thay đổi hoàn toàn và nhanh chóng, Thư viện này giờ đây đã được trang bị tốt để gia nhập cộng đồng kinh doanh. Roger nhận xét thêm: “Aleph đã không mang tới nhiều tài liệu hơn, song thay vào đó nó thống nhất quản lý tài liệu theo một cách tốt hơn. Sự triển khai Aleph của chúng tôi là bước tiến lớn và nó đã tạo ra hình ảnh thống nhất của toàn bộ kho tài nguyên rất hữu ích này.”

Kể từ khi chọn Aleph, Thư viện Quốc gia Anh đã trở thành một thành viên năng động của cộng đồng người dùng Ex Libris. Butcher lại cho biết, “Khả năng học hỏi những thành viên khác rất hữu ích cho chúng tôi – điều này đã dẫn đến việc chúng tôi đã tổ chức một hội nghị người dùng quốc tế 2005 tại Thư viện Quốc gia Anh.” Sự lựa chọn thành công Aleph của Thư viện Quốc gia Anh đã cho phép thư viện này giải phóng tài nguyên để tập trung vào sáng kiến quan trọng của mình. Và khi tiếp tục phát triển và đối mặt với những thách thức mới, Thư viện Quốc gia Anh sẽ tiếp tục xem Ex Libris là một đối tác giải quyết mọi nhu cầu của mình trong thế kỷ 21 này.

Theo bản tin nghiên cứu người dùng 2007 của Ex Libris