Hệ thống Thư viện Tích hợp ALEPH® 500 là một sản phẩm dẫn đầu thị trường tự động hóa thư viện và trung tâm nghiên cứu. Được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống luôn được phát triển với công nghệ mới nhất này phản ánh sự cam kết của Ex LibrisTM đối với việc phát triển một công cụ quản lý tri thức có khả năng cập nhật phù hợp nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất tới người dùng trong một môi trường thân thiện.

Tổng quan sản phẩm ALEPH500

Hệ thống Thư viện Tích hợp ALEPH® 500 là một sản phẩm dẫn đầu thị trường tự động hóa thư viện và trung tâm nghiên cứu. Được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống luôn được phát triển với công nghệ mới nhất này phản ánh sự cam kết của Ex LibrisTM đối với việc phát triển một công cụ quản lý tri thức có khả năng cập nhật phù hợp nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất tới người dùng trong một môi trường thân thiện. Với hơn 30 năm kinh nghiệm và hàng nghìn khách hàng trung thành trên toàn thế giới, giải pháp thư viện tích hợp của Ex Libris khẳng định được sức mạnh, khả năng nhạy bén nhất trong việc đáp ứng mọi thách thức về công nghệ mà thư viện đang phải đối mặt trong một thế giới thông tin phát triển không ngừng.

Tính linh hoạt – các thành phần có khả năng tùy biến cao được thiết kế thích ứng đối với yêu cầu và đòi hỏi kỹ thuật của mọi loại hình thư viện lớn nhỏ.

Tính dễ sử dụng – khả năng tạo dựng một quy trình làm việc thuận tiện và giao diện đồ họa trực quan làm tăng khả năng làm việc hiệu quả của người quản trị thư viện và bạn đọc.

Tính khả ứng và khả biến – các tính năng nâng cấp và phát triển thêm tạo điều kiện cho thư viện và liên minh thư viện tạo ra những môi trường làm việc với bản sắc riêng.

Tính mở – Dựa trên các tiêu chuẩn công nghiệp mở như OpenURL, XML, OAI, LDAP, ISO ILL, và RFID, sản phẩm của Ex Libris đem lại cho người dùng một khả năng chia sẻ tài nguyên vô hạn, vận hành liên kết toàn diện và khả năng tương tác chặt chẽ với các hệ thống và cơ sở dữ liệu khác. Xây dựng trên cơ sở dữ liệu Oracle®, ALEPH® 500 hỗ trợ đẩy đủ Unicode, sử dụng công nghệ XML trên toàn bộ hệ thống, và khả năng tích hợp với bên thứ ba qua cổng XML (XML Gateway), cũng như các giao thức tiêu chuẩn như Z39.50 và ODBC.

Đa ngôn ngữ và đa ký tự – Hỗ trợ Unicode toàn diện (Full Unicode Support) đem lại khả năng hiển thị đa ngôn ngữ và đa ký tự. Người dùng có thể giao tiếp với hệ thống trong ngôn ngữ yêu thích của họ và thư viện có thể tạo ra những giao diện ngôn ngữ mới.

Định hướng tương lai – cấu trúc khách/chủ đa tầng (multi-tier client/server structure) gắn kết bảo đảm rằng ALEPH® 500 luôn đáp ứng đòi hỏi của thư viện tại thời điểm hiện tại cũng như phát triển trong tương lai. Phần mềm của chúng tôi được thiết kế cải tiến không ngừng bao gồm nhiều sản phẩm liên quan khác và các thành phần của hệ thống với nỗ lực nâng cao năng lực của hệ thống, đồng thời đảm bảo thỏa mãn mọi nhu cầu thay đổi của thư viện.

Web OPAC

Web OPAC được thiết kế tinh tế và dễ dàng sử dụng đóng vai trò như là một cổng truy cập của người dùng thư viện tích hợp ALEPH® 500. Thư viện có thể tùy biến giao diện Web dễ dàng phù hợp với nhu cầu của thư viện và phản ánh hình ảnh và bản sắc riêng của từng thư viện. Chỉ cần duy nhất một trình duyệt web tiêu chuẩn tại trạm làm việc của người dùng, OPAC sẽ cung cấp truy cập đến thông tin của thư viện mọi nơi, mọi lúc. Bạn đọc trong khi tìm kiếm tài liệu – đặt giữ tài liệu tại thư viện hoặc nhiều phân nhánh thư viện khác – hoặc đơn giản chỉ là việc kiểm tra đầu mục tài liệu trên thẻ thư viện của họ, sẽ đều cảm thấy hứng thú khi nhận thấy hệ thống dễ dàng truy cập, ngay cả trong quá trình sao lưu hệ thống, hay thực hiện các thủ tục báo cáo của thư viện. Cơ sở Dữ liệu Thư mục Bạn đọc (Patron Directory Service – PDS) có thể giao tiếp với dịch vụ đăng nhập đơn (Single Sign On – SSO) – một phương pháp xác thực người dùng áp dụng trên toàn hệ thống. Dịch vụ SSO cho phép người dùng tự do di chuyển giữa các sản phẩm của Ex Libris mà thư viện cài đặt.

Công cụ tìm kiếm đơn giản, mạnh mẽ cho phép bạn đọc lựa chọn cách tìm kiếm cơ bản hoặc nâng cao cũng như sử dụng cách tìm lướt hoặc duyệt chỉ mục. Thư viện có thể chọn lựa nhiều chỉ mục tiêu chuẩn được cung cấp kèm theo với ALEPH 500, tuy nhiên thư viện có thể tự do đưa thêm vào hoặc loại bỏ các điểm truy cập.

Cơ sở dữ liệu logic đem lại cho bạn đọc quyền lựa chọn một phần truy cập cụ thể của toàn bộ mục lục, như chỉ truy cập tạp chí, một thư viện chủ đề nào đó, hoặc chỉ các tài liệu nghe nhìn. Thư viện có thể xác lập một giao diện được định nghĩa trước để phản ánh bản sắc riêng của mình trên mỗi cơ sở dữ liệu logic.

Bạn đọc có thể truy cập vào tài nguyên điện tử và trên Internet từ một nối kết của biểu ghi thư mục. Các cơ sở dữ liệu và mục lục bên ngoài sẽ được tìm kiếm thông qua cổng Z39.50. Sự tích hợp với các sản phẩm của Ex Libris khác, hoặc các hệ thống cùng chạy trong một trường đại học sẽ đạt được thông qua giao thức NCIP, Open URL, và dịch vụ Web. Ví dụ, bằng việc sử dụng công nghệ nối kết phù hơp ngữ cảnh (Context-Sensitive Linking Technology), một cộng nghệ đã dành được giải thưởng của Ex Libris, bạn đọc có thể nối kết tới dịch vụ được tạo ra một cách linh hoạt và định nghĩa bởi thư viện, bao gồm các nối kết tới cơ sở dữ liệu trích dẫn, tài nguyên trên Web, kho dữ liệu nội sinh, toàn văn của một tạp chí điện tử, và nhiều dịch vụ phù hợp khác. Bạn đọc có thể đặt yêu cầu mượn tài liệu liên thư viện (ILL requests) mà không cần phải nhập vào chi tiết thư mục.

Dựa trên chuẩn Unicode, ALEPH 500 cho phép hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa ký tư ở hơn hơn 20 ngôn ngữ giao diện. Người sử dụng ALEPH 500 có thể tương tác với hệ thống bằng bất cứ ngôn ngữ nào mà thư viện yêu thích và có thể thay đổi ngôn ngữ của giao diện bất cứ khi nào.

Các chức năng phân tán thông tin lựa chọn (Selective Dissemination of Information – SDI) cho phép bạn đọc tự đăng ký vào các dịch vụ SDI và kiểm tra trực tuyến dữ liệu riêng trong dịch vụ SDI của họ. Trong vòng đời của một đầu mục, thư viện có thể định nghĩa khi nào nó sẽ được đưa vào như là một đối tượng của dịch vụ SDI – theo đơn hàng, khi nhận được đầu mục trong thư viện – một bản sao nhận được trong một thư viện chủ đề hoặc thư viện chi nhánh. Thông báo bằng thư điện tử qua dich vụ SDI, bao gồm nối kết trực tiếp đến biểu ghi thư mục trong mục lục của thư viện.

Công cụ giá sách điện tử – "My e-Shelf" được tích hợp đầy đủ cho phép bạn đọc tổ chức và quản lý giỏ các trích dẫn trong phạm vi WEB OPAC của ALEPH 500. "My e-Shelf" cho phép nhập vào và lưu trữ dữ liệu trích dẫn tài liệu tìm thấy trong các cơ sở dữ liệu bên ngoài một cách thuận tiện.

Một bộ hoàn chỉnh các tính năng trao quyền người dùng cho phép bạn đọc thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách dễ dàng:

• Xem đối tượng cho mượn hiện tại và gia hạn mượn tài liệu phù hợp với các chính sách lưu thông của thư viện.

• Yêu cầu tài liệu bằng sử dụng các chức năng như cầm giữ, chuyển giao tài liệu và mượn liên thư viện.

• Xác định ngôn ngữ giao diện mặc định và định dạng hiển thị biểu ghi.

• Xem nhật ký mượn.

Phân hệ Quản trị Tài sản số của ALEPH (ADAM)

ADAM làm phong phú thêm các dịch vụ của thư viện bằng cách cho phép quản lý, khám phá và chuyển giao các tài sản số gắn kết với biểu ghi thư mục – âm thanh, video, hình ảnh – và các siêu dữ liệu gắn kết trong môi trường của hệ thống thư viện tích hợp ALEPH 500. Sử dụng phân hệ biên mục quen thuộc của ALEPH 500 (ALEPH 500 Cataloging Module), cán bộ thư viện có thể gắn kèm toàn bộ đối tượng số của thư viện với biểu ghi MARC, tạo dữ liệu thư mục gắn kết trong khổ mẫu MARC theo lựa chọn của họ và thêm vào đó siêu dữ liệu kỹ thuật một cách dễ dàng.

Nhập siêu dữ liệu và/hoặc đối tượng, và việc nối kết chúng tới các biểu ghi thư mục mới hoặc sẵn có trong hệ thống có thể được tiến hành bằng tay hoặc nhập theo khối dữ liệu (batch mode). Sự hiển thị đồng thời đối tượng số và biểu ghi thư mục cho phép cán bộ biên mục tham chiếu đến đối tượng trong khi tạo và/hoặc cập nhật biểu ghi thư mục.

Mỗi đối tượng số trong ADAM được nối kết đến một biểu ghi thư mục. Một biểu ghi thư mục có thể có một hay nhiều tệp tin số hoặc đầu mục tài liệu truyền thống nối kết đến nó. Mọi việc sẽ rất dễ dàng khi thư viện sử dụng cùng một biểu ghi thư mục để nhận dạng nhiều đại diện của cùng một đối tượng – ví dụ như số tạp chí cùng với bảng nội dung điện tử của nó.

Trong số những tính năng đặc thù khác, cán bộ thư viện có thể định nghĩa quyền truy cập đối tượng như một phần của qui trình định nghĩa – chẳng hạn, chỉ những bạn đọc đã đăng nhập hoặc truy cập hệ thống qua một địa chỉ IP cụ thể mới có thể xem được đối tượng cụ thể nào đó. Thông báo bản quyền sẽ được gán và hiển thị khi chọn lựa đối tượng phù hợp với từng loại tài liệu. Những bạn đọc được trao quyền truy xuất tài liệu mong muốn xem một đối tượng được bảo vệ bản quyền cần phải chấp nhận điều kiện này trược khi họ có thể truy cập nó.

Thư viện hay bộ phận trong thư viện nếu không muốn chia sẻ tài nguyên của mình có thể thiết lập những thư mục duy nhất để đảm bảo rằng các tài liệu trong quyền sở hữu của họ giữ được tính bảo mật. ADAM quản lý sự cho phép tạo/chỉnh sửa và xóa bỏ đối tượng và siêu dữ liệu liên quan đến đối tượng. Cán bộ thư viện có thể được cho phép/từ chối quyền thực hiện các chức năng như tải dữ liệu lên hệ thống, thay đổi vị trí, xóa các đối tượng tài liệu, cũng như kích hoạt dịch vụ theo khối dữ liệu liên quan.

Bạn đọc có thể duyệt xem siêu dữ liệu, thực hiện các tìm kiếm toàn văn trên cả siêu dữ liệu và dữ liệu văn bản của đối tượng, truy xuất, và xem đối tượng số trong Web OPAC. Các cài đặt quản lý đối tượng có thể định nghĩa liệu theo kiểu một đối tượng được xem tùy thích, yêu cầu có thỏa thuận cấp phép, hoặc bị hạn chế truy cập cho một nhóm người dùng, hoặc trên một địa chỉ IP.

Phân hệ biên mục (Cataloging Module)

Phân hệ Biên mục ALEPH 500 tích hợp chức năng biên mục với tất cả cấu thành của hệ thống. Mọi dữ liệu sẽ được lưu dưới UNICODE, và nhiều khổ mẫu MARC (CNMARC, MAB, MARC21, UNIMARC, etc.) đều được hỗ trợ. Sự tuân thủ các tiêu chuẩn biên mục đảm bảo sự phù hợp khi thực hiện các tiêu chuẩn mới như FRBR và AACR3. Cán bộ thư viện có thể tự do định nghĩa các trường dữ liệu nội sinh với sự hỗ trợ bằng các chỉ mục và kiểm tra tính nhất quán. Sự định nghĩa các trường dữ liệu nội sinh cho thư viện một khả năng biên mục mọi loại hình tài liệu trong một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Phân hệ Biên mục linh hoạt cho phép thư viện sử dụng các mẫu biện mục tiêu chuẩn của ALEPH500 hoặc sự dụng các mẫu được tùy biến phù hợp, do thư viện định nghĩa. Những phím tắt mặc định được thiết kế đặc biệt để hạn chế tối thiểu số lần nhấp chuột, kết hợp với sử dụng bàn phím nhanh. Những tính năng xử lý văn bản làm tăng hiệu quả cho qui trình biên mục. Những thủ tục định nghĩa bởi thư viện sẽ hợp lý hóa luồng công việc bằng tự động sản sinh dữ liệu biên mục. ALEPH 500 sử dụng các kiểm tra định nghĩa bởi thư viện để xác định tính hợp lệ của các biểu ghi khi chúng được lưu, và gửi các thông báo vào trong một cơ sở dữ liệu nhật ký để tiện theo dõi.

Khi việc biên mục diễn ra theo thời gian thực, cán bộ biên mục sẽ nhận ra lợi ích của biên mục trên ALEPH 500 ngay lập tức – biểu ghi biên mục mới sẽ sẵn có cho tra cứu trên OPAC ngay lập tức. Biểu ghi và dữ liệu từ nhà cung cấp biểu ghi thư mục, những tiện ích về dữ liệu thư mục (OCLC và RLIN), và thông qua các thư viện khác có thể được nhập vào qua chương trình nhập liệu riêng biệt (loader programs), giao diện trực tuyến, hoặc qua giao thức Z39.50.

Sự duy trì sự phát triển của cơ sở dữ liệu hết sức tiện lợi khi cán bộ thư viện có thể tham chiếu các tệp tin kiểm soát sự nhất quán, tìm kiếm mục lục, nhập biểu ghi từ cơ sở dữ liệu bên ngoài, biên tập nhiều biểu nghi, sử dụng kỹ thuật cắt-dán tiêu chuẩn (cut-and-paste) dữ liệu và chỉ mục thẻ dữ liệu trong các biểu ghi thư mục. Tính năng kiểm soát sự nhất quán trong ALEPH 500 đảm bảo duy trì một cơ sở dữ liệu chất lượng cao.

Một số tính năng:

• Xác thực tính hợp lệ của dữ liệu theo biểu ghi, thẻ dữ liệu hoặc trường con.

• Hỗ trợ sự thay đổi cơ sở dữ liệu toàn cầu theo trường dữ liệu, trường con, hoặc từ khóa cụ thể.

• Khi lỗi biên mục được phát hiện, biểu ghi báo cáo sẽ được rà soát lại

• Tự động tạo và duy trì các nối kết tới tính năng kiểm soát nhất quán dữ liệu.

• Phát sinh báo cáo giúp quản lý sự tích hợp giữa tính năng kiểm soát sự nhất quán và các biểu ghi thư mục.

• Khả năng tải dữ liệu theo khối, sử dụng những tiêu chí kết hợp dữ liệu đặc thù.

• Tạo điều kiện cho các tệp tin nội sinh và dữ liệu kiểm soát tính nhất quán từ xa được tìm kiếm với phân hệ Biên mục.

Phân hệ quản lý Bổ sung/Ấn phẩm nhiều kỳ (Acquisition/Serials Module)

Phân hệ quản lý Bổ sung (Acquisition Module)

Sự tích hợp thông suốt của phân hệ Bổ sung/Quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ tạo điều cho việc đặt hàng, lập hóa đơn, khiếu nại, giao nhận tài liệu được dễ dàng và hiệu quả. Mẫu đơn đặt hàng trong phân hệ bổ sung (The Acquisition Order Form) cho phép cán bộ bổ sung nhập vào dữ liệu để đưa vào đơn đặt. Các phiếu đặt và yêu cầu khiếu nại có thể phát sinh trực tuyến hoặc theo khối dữ liệu. Tính năng Point-and-click tạo điều kiện cho sự di chuyển dễ dàng trong khi chức năng cất mặc định “save default” lưu lại các phím ký tự nhập vào và ngăn ngừa lỗi.

Sự thực hiện các giao thức trao đổi dữ liệu EDI (Electronic Data Interchange) trong ALEPH 500 tăng năng lực cho chức năng bổ sung (đặt hàng, lập hóa đơn, khiếu nại).

ALEPH 500 hỗ trợ một cấu trúc ngân sách theo thứ bậc mà không giới hạn các quỹ đầu tư và loại ngân sách – quà tặng, tài trợ, và ngân sách theo khoa của trường hay của các đơn vị khác nhau. Một cơ chế được thiết kế tinh tế, bảo mật sẽ kiểm soát truy cập đến từng ngân sách cụ thể và ngân sách tổng thể. Một bộ các lựa chọn hỗ trợ và cho phép tạo ra các nối kết tới những hệ thống dữ liệu tài chính của trường.

ALEPH 500 thực hiện chuyển đổi ngoại tệ sang đồng nội tệ. Một thành phần cấu thành có chức năng lập hóa đơn tạo điều kiện cho trường và thư viện xuất ra các báo cáo VAT/GST phù hợp với qui định nội bộ của thư viện.

Tính năng chính:

Làm đơn đặt

• Tùy chọn phát sinh các biểu ghi đầu mục các khi cán bộ bổ sung tạo ra các đơn đặt.

• Tạo một đánh dấu nhật ký lưu giữ đơn đặt, ghi lại tất cả hoạt động đặt mua, giao nhận, lập hóa đơn và hoạt động liên quan khác. Nhật ký này lưu dữ liệu ngày, thời gian, và tên của người thực hiện thao tác này.

• Trì hoãn những đơn đặt khi ngân sách không bảo đảm để thanh toán

• Thông báo khi tài liệu đã đặt có chi phí nhiều hơn dự tính.

• Đánh dấu các yêu cầu đơn đặt nếu cần cung cấp trực tiếp tới một địa chỉ cụ thể, cá nhân hoặc đơn vị cụ thể.

Lập hóa đơn

• Cung cấp truy cập tới thông tin của nhà cung cấp, ngân sách, đơn đặt hàng, mẫu đơn hàng đến.

• Tự động tính toán các chiết khấu và phí tăng thêm cho mỗi đơn đặt trên hóa đơn.

• Các hóa đơn có thể được đăng ký từ đơn đặt, hoặc đơn đặt hàng có thể được đăng ký tới hóa đơn. Công việc theo dõi quy trình đảm bảo rằng tất cả các thao tác được báo cáo đầy đủ.

Khiếu nại về tài liệu

• Được xuất ra điện tử hoặc trong một bản in theo những tham số được định nghĩa bởi thư viện.

• Tự động phát sinh cho các tài liệu chuyên khảo hay xuất bản phẩm đẩu tiên của ấn phẩm nhiều kỳ phù hợp với mặc định về loại tài liệu đó, đơn đặt, và phương thức vận chuyển giao. Mẫu thông báo được quy định bởi thư viện.

Quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ (Serials Module)

Chức năng quản lý Ấn phẩm nhiều kỳ (Serials) trong phân hệ quản lý bổ sung/Ấn phẩm nhiều kỳ cung cấp cho cán bộ thư viện khả năng truy cập thông suốt tới dữ liệu thư mục và vốn tư liệu, cũng như thông tin về đơn đặt, quỹ đầu tư, và nhà cung cấp.

Cán bộ thư viện có thể truy cập dữ liệu ấn phẩm nhiều kỳ bằng sử dụng nhiều chỉ mục được thư viện định nghĩa, bao gồm SICI, ISSN, từ khóa, và nhan đề.

Hệ thống hỗ trợ chuẩn MARC 21 cho những mẫu dự báo và có thể thông báo tình trạng cho tất cả các số xuất bản tạp chí theo yêu cầu, trừ các ấn phẩm “không thể dự báo được”. Khách hàng mới sử dụng hệ thống ALEPH 500 được hỗ trợ chức năng nhập các mẫu dự báo hiện có đã được tạo bởi các sites sử dụng ALEPH 500 khác. Một khi được tạo lập, mẫu dự báo có thể dễ dàng được sửa đổi để thích ứng với những số xuất bản định kỳ không theo tiêu chuẩn.

Chức năng lưu chuyển tài liệu bao gồm nhiều danh mục cho một nhan đề và theo dõi đầu mục được lưu chuyển thông qua hệ thống lưu thông tài liệu. Khi một số tạp chí được trả, một phiếu lưu chuyển tài liệu sẽ liệt kê những bạn đọc đã đăng ký mượn bản tài liệu này được in ra tự động.

Tính năng chính:

• Việc trả tạp chí được xử lý tập trung hoặc phân quyền

• Những thay đổi về đặt mua (chẳng hạn như hủy bỏ) được tự động phản ánh bằng số lượng bản mong muốn.

• ALEPH 500 cho phép thực hiện thao tác hủy bỏ thao tác trước đó (undo) khi tình trạng số xuất bản nhập vào bị lỗi.

• Thự viện có thể định nghĩa trạng thái thiếu, hỏng, mất hoặc chậm chuyển giao

• Hệ thống có thể hiển thị thông tin tình trạng đặt mua trong OPAC, đồng thời sử dụng các giá trị mã hóa trong thẻ 008 của các biểu ghi vốn tư liệu MARC

• Hệ thống có thể tự động phát sinh thông tin vốn tư liệu tóm tắt nếu thư viện tuân thủ chuẩn vốn tư liệu MARC

• Thông báo nhận được ấn phẩm nhiều kỳ có thể được đưa vào dữ liệu nhật ký SDI (SDI Profile) của bạn đọc, thông báo cho bạn đọc biết khi một số tạp chí mới của một tạp chí sẵn có.

Phân hệ Lưu thông Tài liệu (Circulation Module)

Một Phân hệ Quản lý Lưu thông Tài liệu chính xác và nhanh chóng cho phép nhân viên truy cập đến tất cả chức năng với một lần nhấp chuột, hoặc sử dụng một lệnh tương đương từ bàn phím. Khi xác định ngày giờ đáo hạn mượn tài liệu, thì chính sách cho mượn linh hoạt của phân hệ quản trị này nhập tình trạng bạn đọc và lịch biểu theo qui định của thư viện, cũng như vị trí và loại đầu mục vào dữ liệu tài khoản truy cập của bạn đọc. Với chức năng mượn sách, thư viện có thể kiểm tra tình trạng bị chặn truy cập đối với bạn đọc (patron blocks) và giữ trước một đầu mục nào đó nhằm đảm bảo quy trình xử lý tài liệu thích hợp.

Hệ thống thanh toán tiền mặt tích hợp hiển thị tiền phạt và các giao dịch tiền mặt khác được thư viện qui định và đồng thời giúp công việc xử lý được diễn ra nhanh chóng. Một cán bộ thư viện được ủy quyền có thể tiến hành thanh toán toàn bộ, một phần hoặc hủy bỏ thanh toán đó. Một bản theo dõi chi tiết kế toán cung cấp khả năng kiểm tra chính xác mọi giao dịch tiền mặt. Tiền phạt và lệ phí có thể được quản lý thông qua các hệ thống kế toán hoặc nhờ thu bên ngoài.

ALEPH 500 cho phép thư viện quản lý các đầu mục tài liệu mượn ngắn hạn, và hỗ trợ cả mượn ngắn hạn cố định và liên tục. Tùy thuộc vào chính sách của thư viện, bạn đọc có thể thực hiện đặt trước đầu mục tài liệu với khả năng liên kết tới một bảng thời gian qui định bởi thư viện.

Một cấu thành đặt giữ tài liệu (Media Booking Component) cho phép bạn đọc đặt giữ tài liệu thư viện trong một thời gian cụ thể, có thể độc lập thông qua Web OPAC, hoặc với sự trợ giúp của cán bộ thư viện. Sự cho phép đưa ra yêu cầu đặt giữ tài liệu dựa trên tình trạng của đầu mục và bạn đọc (patron status) bởi vậy những yêu cầu từ chức năng Media Booking được thực hiện bởi bạn đọc sẽ có thứ tự ưu tiên phù hợp với các yêu cầu theo tiêu chuẩn. Ngày bắt đầu và kết thúc việc mượn tài liệu vừa đủ linh hoạt nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của người dùng.

Chức năng Course Reading và Reserves cung cấp truy cập công cộng đến tài liệu truyền thống và khóa học điện tử (eletronic course reserve), cũng như công cụ quản lý bộ sưu tập tài liệu khóa học (course reserve collections), tạo ra và sửa đổi các danh mục khóa học. Mục lục Course Reading luôn sẵn có đối với bạn đọc thông qua Web OPAC, cung cấp truy cập tới nhiều chỉ mục, bao gồm dữ liệu biểu ghi, tên khóa học, số khóa học, và tên người hướng dẫn.

Công cụ quản lý Phòng đọc (Reading Room) là một phân hệ quản trị lưu thông phụ (Circulation Sub-Module) tính tế có khả năng theo dõi các tài liệu cho bạn đọc mượn sử dụng trong phòng đọc. Cấu thành này quản lý việc chuyển tài liệu từ kho đóng tới phòng đọc và trong phạm vi phòng đọc.

Chức năng lưu thông ngoại tuyến (offline), được tích hợp trong hệ thống, đảm bảo cho thư viện tiếp tục công việc của mình ngay cả thậm chí nối kết tới máy chủ bị gián đoạn. Giao dịch mượn và trả sách được ghi và lưu lại trong máy trạm (local client workstation) và được chuyển về máy chủ khi nối kết tới máy chủ được khôi phục lại.

Chức năng hỗ trợ giao thức SIP2 cho phép hệ thống giao tiếp với các thiết bị tương thích chuẩn SIP2 để thực hiện giao dịch tự động mượn/trả (self-check) – sử dụng công nghệ mã vạch và RFID, thanh toán điện tử, gia hạn qua điện thoại. Chức năng tự động mượn/trả kiểm tra tình trạng bạn đọc và cho phép mượn và trả tài liệu độc lập phù hợp với các qui tắc do thư viện xác lập – mà không cần can thiệp bởi bất kỳ thủ thư nào.

Chức năng thống kê lưu thông mở rộng và báo cáo là một phần của hệ thống ALEPH 500 tiêu chuẩn, bao gồm mượn, gia hạn, yêu cầu, và thống kê luồng công việc chung. Trung tâm báo cáo ALEPH (ALEPH Reporting Center – ARC) cung cấp cho người dùng một môi trường báo cáo tổng hợp trên mọi module, theo từng chức năng hoặc phân hệ quản trị và truy vấn theo yêu cầu. Cán bộ thư viện sẽ thấy mọi thông tin hoạt động đều có thể định hình theo các cấu trúc báo cáo, nhằm giúp dễ dàng truy cập để xuất ra các báo cáo và thống kê chính xác mà họ cần để ra quyết định cho công việc hàng ngày.

Tính năng :

• Hỗ trợ yêu cầu sao chụp tài liệu

• Xuất ra các thông báo tùy biến đầy đủ

• Tạo lập biểu ghi bạn đọc thuận tiện từ nhiều định dạng khác, bằng các phương tiện hỗ trợ nhập liệu

• Hỗ trợ nhiều phương pháp tính toán tiền phạt

Khả năng chia sẻ tài nguyên

ALEPH 500 đưa ra nhiều phương pháp chia sẻ tài nguyên tạo điều kiện cho sự thỏa thuận cộng tác giữa các thư viện với nhau. Các hệ thống thư viện có thể chia sẻ một mục lục duy nhất và mọi thư viện thành viên trong liên minh chia sẻ tài nguyên đều cùng có quyền quản trị, đồng thời được hưởng lợi từ các bản ghi bạn đọc có tính thứ bậc.

Khả năng đăng ký bạn đọc tập trung và khả năng chặn truy cập bạn đọc trên toàn hệ thống cung cấp cho các thư viện thành viên sự tin cậy cần thiết để cho mượn tài liệu tới bạn đọc đã đăng ký ở một trong các thư viện của của liên minh chia sẻ tài nguyên. Các hệ thống ALEPH riêng rẽ mà cùng chia sẻ một mục lục liên hợp (Union Catalog) có thể truy cập khả năng truy cập chung đến tình trạng và dữ liệu bạn đọc thông qua bộ phận chức năng “Mượn Thông qua Liên minh chia sẻ” (Direct Consortial Borrowing). ALEPH tiếp tục hỗ trợ mượn liên thư viện theo tiêu chuẩn, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn ISO và IPIG. Thư viện có thể chọn đường dẫn hiệu quả nhất để có được tài liệu cho bạn đọc dựa trên chức năng “best-fit”.

Mượn liên thư viện (ILL)

Phân hệ ILL của ALEPH 500 cho phép thư viện quản lý các yêu cầu mượn trực tiếp và gián tiếp, được thủ thư yêu cầu hoặc bạn đọc yêu cầu. Tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 10160/10161 và IPIG, phân hệ này giao tiếp với các hệ thống khác qua giao thức TCP/IP hoặc SMTP.

Được phát triển ngay từ trong ý tưởng với khả năng di chuyển giữa luồng công việc một cách hiệu quả, các yêu cầu mượn liên thư viện (ILL) được đưa ra trong Web OPAC và trạng thái thay đổi yêu cầu có thể được xem trong danh mục các hoạt động giao dịch thư viện của bạn đọc. Khi thư viện nhận được một yêu cầu đầu mục, thì một giao dịch mượn được tạo ra trong phân hệ Lưu thông tài liệu. Khi bạn đọc trả một đầu mục mượn liên thư viện, thủ thư sẽ được thông báo. Tất cả các giao dịch tiền mặt trong mượn liên thư viện sẽ được tự động đăng ký trong biểu ghi giao dịch thanh toán của bạn đọc.

Các chức năng mượn liên thư viện của ALEPH 500 được tích hợp toàn diện với các sản phẩn khác của Ex Libris – MetaLib® và SFX. Bạn đọc đặt yêu cầu thông qua MetaLib® và Dịch vụ Thư mục Bạn đọc (Patron Directory Services-PDS) có thể nhận ra SFX như là một người dùng ILL.

Trung tâm Báo cáo ALEPH (ARC)

Một môi trường truy xuất thống kê và báo cáo trên Web thân thiện với người dùng, ARC cung cấp cho cán bộ thư viện những thống kê tùy biến (Ad hoc reports) về hầu hết mọi hoạt động của thư viện từ thông tin lưu lại trong hệ thống ALEPH 500.

Dữ liệu hoạt động của hệ thống được tập hợp từ nhiều nguồn dữ liệu trong mọi phân hệ khác nhau của hệ thống ALEPH 500, và trình bày tới người dùng trong một cấu trúc logic, dễ sử dụng, nhằm cho phép một sự tham chiếu chéo từ nhiều module trên hệ thống. Khả năng này giúp cung cấp cho mọi đơn vị thành viên của thư viện một dữ liệu thống nhất trên toàn hệ thống. Sự thao tác dễ dàng, trực giác của dữ liệu này cho phép người quản trị thư viện xuất ra các báo cáo chính xác và thống kê mà họ cần để làm cho luồng công việc và thủ tục thư viện hàng ngày và tương lại hiệu quả hơn.

ARC có đầy đủ hơn 80 mẫu báo cáo và thống kê được định nghĩa sẵn bằng việc thu thập thông tin từ dữ liệu trong tất cả các Module của hệ thống ALEPH 500 – WEB OPAC, Biên mục (Cataloging), Lưu thông (Circulation), Bổ sung/Ấn phẩm nhiều kỳ (Acquisitions /Serials), Mượn liên thư viện (ILL), và Course Reading. Bằng việc sử dụng màn hình máy trạm, các mẫu báo cáo định nghĩa sẵn này có thể dễ dàng được tùy biến và lưu giữ lại cho nhu cầu sử dụng của thư viện sau này. ARC cũng bao gồm một bộ công cụ trực giác cung cấp cho cán bộ thư viện một môi trường cần thiết để tạo và xuất ra báo cáo, thống kê phù hợp với nhu cầu cụ thể của thư viện. Các cán bộ thư viện tạo ra báo cáo tùy biến (Ad-hoc reports) không cần phải có kiến thức về cấu trúc bảng cơ sở dữ liệu ALEPH và lập trình SQL. Tất cả các báo cáo có thể được chia sẻ trên toàn bộ hệ thống thư viện, liên minh thư viện, hoặc các tổ chức sử dụng hệ thống thư viện tích hợp ALEPH 500.

Xem thêm tài liệu Aleph

0